Чем проще фокусировать внимание на действиях, тем больше их будет выполнено.
В современных условиях компании становятся все более открытыми, гибкими и виртуальными. Набирает популярность такое явление, как hotel-ing: у сотрудника нет постоянного рабочего места, он может приступить к работе в любом удобном для него месте в офисе компании. Соответственно, категория дел «В офисе» может означать действия, для совершения которых просто необходимо находиться где-то в офисе компании. В связи с этим для некоторых людей становится актуальным создание двух списков дел «В офисе», каждый из которых связан с каким-то конкретным рабочим местом.
Дома. Многие дела можно выполнить только дома, а потому имеет смысл создать соответствующий отдельный список. Уверен, у вас множество личных проектов, связанных с домашним пространством. И часто следующий шаг по этим проектам – просто сделать это. Стандартными пунктами этого списка могут быть: «Повесить новую акварель, «Навести порядок в принадлежностях для путешествий» или «Убрать зимнюю одежду в шкафы».
Если помимо офиса вы работаете еще и дома, как я, то все, что можно сделать только здесь, попадает в список «Дома». (Если вы работаете только дома, то список «В офисе» вам не нужен.)
Некоторые люди работают в разных местах. У кого-то есть персональные места, куда они отправляются работать, чтобы сменить обстановку, например гостевые дома, лодки, даже просто небольшие местные кофейни. Категория «В Starbucks» вполне подходит для организации списка действий!
Повестки встречи[29]. Многие из ваших следующих действий должны произойти во время личного общения с кем-то или требуют обсуждения с другими людьми. Вам нужно поговорить с деловым партнером по поводу идей на следующий год, узнать у супруги, что она планирует на весну, дать помощнику поручение, которое сложно описать по электронной почте. К тому же на планерке в следующий понедельник нужно поставить всех в известность об изменениях в предоставлении отчетов о расходах.
Для рабочих встреч и людей, с которыми вы общаетесь постоянно, часто требуется отдельный список «Повестка встречи».
Для каждого из этих людей и для рабочей планерки (если вы постоянно в ней участвуете) необходимо составить отдельный список следующих действий. Специалисты, у которых заведена отдельная папка, где лежат все материалы, которые могут понадобиться для обсуждения с руководителем, уже используют один из вариантов этого метода. Хотя, если вы подходите к определению всех своих следующих действий последовательно, у вас может получиться от 3 до 15 таких списков. Я рекомендую создавать отдельные списки для начальников, партнеров, помощников и детей. Такой же список должен быть для вашего юриста, финансового советника, бухгалтера и/или технического консультанта, а также для всех людей, с которыми нужно обсудить больше одного вопроса при следующей личной встрече или в телефонном разговоре.
Если вы участвуете в самых разных встречах: рабочих планерках, встречах по проектам, заседаниях совета директоров, заседаниях комитетов, родительских собраниях, – для каждой из них стоит создать отдельный список, где будут собраны все вопросы, требующие обсуждения.
Чем шире круг ваших обязанностей и выше должность, тем больше вы будете делать через общение с другими и делегирование.
Нередко требуется вести список текущих дел для общения с кем-то в течение ограниченного периода. Например, если строительный подрядчик выполняет ремонт в вашем доме, можно создать отдельный список по этой теме на время ремонта. Когда после рабочего дня вы осматриваете проделанную работу, могут возникнуть вопросы, которые вы хотели бы обсудить на следующий день. В этом случае список поможет ничего не упустить из виду.
