Приложение А
25 правил работы с электронной почтой
1. Пишите кратко. Прежде чем щелкнуть по кнопке «Отправить», просмотрите свое письмо и удалите все, что не нужно для достижения его цели.
2. Формулируйте тему письма так, чтобы она требовала действия. Хорошо сформулированная тема письма похожа на хороший заголовок – она должна вызывать желание прочитать письмо. Если вы отправляете письмо с просьбой сделать что-либо, то напишите это в строке темы, например «Анализ бюджетной документации».
3. Не обозначайте тему только одним неоднозначным словом. Никто не будет читать письмо, в теме которого стоит только слово «Разное». Тема письма должна раскрывать его содержание. Это также помогает сохранять лаконичность.
4. Письмо должно быть посвящено только одной теме. Ведь в шапке письма значится «Тема», а не «Темы». Если вам надо обсудить больше одной темы, то напишите несколько писем. Это правило облегчает обмен информацией и помогает избежать пространных посланий.
5. Не полагайтесь на значки высокого приоритета (например, «!» или «!!»). То, что важно для вас, обычно не является важным для других. Как ни печально, но это факт. Вместо этого убедительно сформулируйте тему письма.
6. Сначала напишите текст письма, а потом укажите адрес. Мы почти автоматически начинаем с адресной строки. Попытайтесь перестроиться и заполнять ее в последнюю очередь. Каждый из нас хотя бы раз в жизни случайно отправлял незаконченные письма. Щелчок по кнопке «Отправить», когда нужно было щелкнуть по кнопке «Вложить» или «Сохранить» может стоить вам карьеры!
7. Вначале указывайте, что должен сделать получатель. Люди, как правило, не читают дальше первого абзаца, даже если потом идет жизненно важная информация, поэтому не прячьте цель своего послания в последних строчках.
8. Ясно указывайте, к кому вы обращаетесь и зачем. Если письмо адресовано нескольким получателям (включая получателей копий) и требует действия, то перечислите по пунктам, о чем вы просите каждого получателя. Будьте конкретны, в том числе и в отношении срока.
Пример:
Кому: Пейдж
Копия: Матео, Альдо, Терри
Пейдж, прошу тебя проработать вложенный документ в режиме правки и подготовить его к корректуре к этой пятнице.
Терри, Матео и Альдо: вы включены, чтобы быть в курсе.
9. Если сообщение короткое, поместите его в тему письма и завершите словами «конец сообщения». Это покажет получателям, что письмо открывать не нужно. Так вы сэкономите чужое время. Например: «Начало встречи через 15 минут (конец сообщения)».
10. Пользуйтесь пометкой «ответа не требует». Конечно, ее надо использовать к месту. Получатели будут благодарны вам.
11. При необходимости пользуйтесь префиксами. Обозначение К1 укажет получателю на срочность письма, и он будет точно знать, как быстро надо ответить. Однако не поднимайте ложную тревогу. Используйте обозначение К1 только для того, что действительно срочно и важно. А если так, то будет ли письмо наилучшим способом передачи информации? Это подводит нас к следующему пункту.
12. Не полагайтесь на электронные письма, когда вопрос относится к квадрату 1. Да, электронные письма доходят до адресата за несколько секунд, но это не означает, что их прочитают через несколько секунд. Не забывайте, что есть еще телефон, по которому можно переговорить напрямую. А может быть, стоит просто встать со стула, пройти по коридору и поговорить с кем надо.
13. Не злоупотребляйте аббревиатурами. Аббревиатуры позволяют экономить время, особенно в теме письма. Но их так много, что получатель может не понять, о чем идет речь. Впрочем, вы можете договориться об использовании определенных сокращений. Например, ТПМ (требует принятия мер), ДВО (для вашего одобрения) или Воп. (вопрос).
