Толковый словарь живого великорусского языка Владимира Даля дает определение слову администрация (от лат. «administratio» – управление) как «уряд, управление, распорядок, заведование, устроение…» Из определения видно, что главные функции секретаря, офис-менеджера – это управлять, заведовать, устраивать. Однако административный персонал зачастую многими воспринимается как вспомогательный, при этом забывается, что его отсутствие может серьезно осложнить, а иногда и вовсе «расстроить» работу всего офиса. Когда в вашем офисе порядок, он воспринимается как нечто само собой разумеющееся, но стоит «выпасть» какой-то привычной мелочи, и может нарушиться весь процесс основной работы офиса. Однако надо иметь в виду, что количество, а иногда и само наличие таких специалистов в компании во многом зависит от ее размеров, внутренней структуры и сферы деятельности.
Например, во многих государственных структурах, управляющих компаниях крупных предприятий или холдингов административный персонал выводится в отдельный департамент и представляет собой сложноорганизованное подразделение. В небольших же компаниях – напротив, многие функции выполняет один человек.
Должности в административной сфере
Секретарь руководителя. Выполняет функции: встреча гостей, подача чая/кофе, печать писем, обработка корреспонденции и т. д. Совмещает функции секретаря руководителя и секретаря компании. Подходит для компаний со штатом до 25 человек.
Административный помощник (управляющий делами). Необходим руководителям компаний с большим документооборотом. Его обязанности – планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, составления документов, подготовка материалов для совещаний и переговоров.
Профессиональный ассистент. Необходим руководителям крупных предприятий. Ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, поэтому должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности своего начальника.
Заведующий личными делами руководителя. Необходим руководителю, который много времени проводит на работе, но ведет при этом активную жизнь вне офиса, имеет большую семью, часто выезжает на отдых за границу и готов доверить некоторые функции по организации личных дел своему помощнику. Также нередко в обязанности заведующего личными делами входит организация туристических поездок руководителя и членов его семьи.
Секретарь на ресепшен. Встречает гостей, принимает входящие звонки, регистрирует документацию.
Офис-менеджер. Управляет административно-хозяйственными вопросами. Управляющий секретариатом. Управляет штатом секретарей.
Руководитель АХО. Руководит вопросами обеспечения жизнедеятельности и административно-хозяйственными вопросами офиса.
Административный директор. Руководит административно-хозяйственными блоком.
Основная сложность подбора – большой отсев кандидатов
Чтобы подобрать квалифицированного секретаря, нужно провести десять собеседований, тридцать телефонных интервью, рассмотреть около 100 резюме кандидатов. Кроме того, многие соискатели просто не доезжают до компании, поскольку сегодня хорошие секретари ищут работу в среднем не больше недели. Поэтому необходимо обеспечить непрерывный поток входящих резюме на вакансию. Это достигается путем размещения объявления о вакансии во всех возможных источниках, сайтах, социальных сетях.
При подборе на вакансию имеет огромное значение личность кандидата.
Успешный секретарь – как правило, это человек структурированный, организованный, ответственный, самостоятельный, обладающий высоким уровнем работоспособности и стрессоустойчивости, обладающий блестящими коммуникативными навыками, доброжелательностью, грамотной речью, быстротой реакций, умением быстро ориентироваться в ситуации ограниченного времени и удерживать в оперативном поле внимания большой объем информации.
Если кандидат не приходит на собеседование, переносит несколько раз встречу, опаздывает, на собеседовании обсуждает прежнего руководителя, жалуется на слишком большие нагрузки и очень «нервную» работу – это серьезный повод для того, чтобы задуматься, обладает ли кандидат вышеперечисленными качествами.
Кроме персональных особенностей в этой профессии зачастую большое значение имеют внешние данные. Принято считать, что секретарь руководителя является «лицом» компании. И порой, руководители, заботясь об имидже компании, предъявляют очень высокие требования к внешности кандидатов. Первое краткое интервью с кандидатом при приеме на работу проводится по телефону, поэтому еще при первом разговоре постарайтесь выяснить (дабы сэкономить ваше с кандидатом время), насколько внешность кандидата соответствует требованиям компании. Если не уверены, что сможете это сделать деликатно, то попросите выслать резюме с фото, сославшись, например, на корпоративный стандарт.
Оценить мотивацию соискателей непросто, т. к. большинство секретарей рассматривают административную работу только как стартовую площадку для карьерного роста в компании. Поэтому часто кандидаты, трудоустроившись на позицию секретаря, офис-менеджера, личного помощника, ищут внутри компании возможности для карьерного роста и, если не находят, то покидают работодателя. В итоге компании приходится искать замену сотруднику.
При поборе специалиста на должность секретаря (помощника) важна максимальная совместимость со своим руководителем по личным качествам. Ведь именно со своим секретарем руководитель взаимодействует большую часть рабочего времени. Хороший помощник умеет чувствовать настроение своего начальника, искренне понимает его, сопереживает, выстраивает поведение и рабочий процесс таким образом, чтобы руководитель чувствовал себя максимально комфортно. Руководителю с таким сотрудником легко и просто работать.
