Электронная почта
Что касается скорости, то обычной почте пришлось уступить место факсу и мгновенной пересылке документов. Аппарат, передававший факсимильные сообщения, тоже устарел и был заменен электронной почтой. Вопросы и ответы посыпались с такой скоростью, что не хватает времени отвечать на обычные письма. Максимально допустимый срок – два дня для личных сообщений, сутки для деловой переписки.
СРЕДСТВО ЗАЩИТЫ • • Вам хотелось бы сократить количество получаемых электронных сообщений? Установите средство защиты. Оно удалит весь спам и все, что вы к нему отнесете.
ТЕЛЕФОН • • В случае срочности или в ходе бесконечной переписки с одним и тем же корреспондентом воспользуйтесь старым добрым телефоном.
СЕТЕВОЙ ЭТИКЕТ • • Вот несколько правил, касающихся этикета в Сети. Интернет-этикет – не официален, но очень реален, к нему прибегают всякий раз, когда отправляют электронное сообщение или общаются в социальных сетях.
Адреса. Не передавайте координаты своих друзей другим друзьям и знакомым. Если ваше сообщение отправляется одновременно нескольким адресатам, впишите собственный адрес в строку «отправитель». Список получателей введите в строку «скрытая копия» и отправьте письмо.
Гнев. Вы рассердились? Успокойтесь, ответьте позже. Не прибегайте к электронной почте для того, чтобы сказать то, что можно высказать в лицо.
Заверенная копия. Кроме скрытой, есть еще заверенная копия. Если вы используете это поле, ваше сообщение будет передано всем, кого касается данная тема.
Заглавные буквы. Никогда не пишите заглавными буквами, за исключением тех случаев, когда хотите виртуально выкрикнуть свое сообщение.
Ответ. Не теряйте времени. Выделите в течение дня время, чтобы ответить на почту, не требующую моментальной реакции.
Пересылка сообщений. Пересылайте только те части документа, которые относятся к делу. В частности, удалите из него все, что касается лично вас.
Подпись. Под своей фамилией, должностью и т. п. напишите свой сетевой или почтовый адрес.
Подтверждение о получении. Если вы не в состоянии ответить немедленно, отправьте короткое подтверждение о получении.
Подчеркивание. Подчеркивайте только ключевые слова. Если подчеркнуть весь текст целиком, эффект будет тот же, как при чрезмерном увлечении заглавными буквами.
Приветствия. Приятное сообщение начинается с приветствия, за ним следует полное имя, возможно, с отчеством адресата. Заканчивается письмо дружескими или сердечными пожеланиями, в зависимости от ситуации.
Сдержанность. Пишите только то, что может прочитать кто угодно, не предъявляя вам никаких обвинений. Ваши откровения могут быстро разлететься по всему миру.
Символы. В деловой переписке смешные или грустные смайлики, цветочки и цветной фон выглядят смешно.
Словарный запас. Не торопитесь и пишите слова полностью, а не сокращениями на манер sms-сообщений, стараясь уменьшить количество «знаков», передаваемых в текстовом послании.
Спам. У вас во входящих появился спам? Обозначьте его как нежелательный спам и удалите, не открывая. Попросите своих близких или коллег исключить вас из списков бесполезных рассылок.
