31. Расходы документально не подтверждены: что делать? Легко ли доказать подделку документа? Уничтоженные документы
Арбитраж: если при проверке выяснится, что документы, подтверждающие расходы, выданы от имени незарегистрированных фирм, то такие расходы не будут уменьшать доходы (постановления Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 19.02.04 по делу № А19-3231 /03-5-Ф02-365/04-С1 и от 09.02.04 по делу № АЗЗ-13405/ 02-СЗ-Ф02-4825/ 03-С1).
Расходы должны подтверждаться первичными документами, оформленными в соответствии с требованием законодательства о бухгалтерском учете (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 14.01.04 по делу № АЗЗ-16074/02-СЗ-Ф02-4750/03-С1, Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 06.02.04 по делу № А78-1379/03-С2-8/59-Ф02-76/04-С1). Но нет императивной нормы!
Расходы документально не подтверждены: что делать?
Бывает, что первичные документы по каким-то причинам отсутствуют. Например, они потерялись при переезде фирмы или в результате чрезвычайной ситуации (пожара, ограбления и т. п.). Чем это грозит фирме? При очередной проверке налоговики обязательно обратят на это внимание и оштрафуют фирму.
1. Как уйти от наказания
Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Штраф за это нарушение составит 5000 рублей. Если же отсутствие документов привело к занижению налога, то штраф составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.
Чтобы избежать ответственности, мы предлагаем поступить следующим образом.
Первое, что нужно сделать бухгалтеру в такой ситуации, – доказать свою невиновность в том, что первичные документы отсутствуют. Составьте акт, в котором перечисляются отсутствующие документы и причина их отсутствия. Этот акт должен быть утвержден руководителем фирмы.
Если документы пропали по причине пожара, кражи или другой чрезвычайной ситуации, вам также понадобится справка, подтверждающая, что такая ситуация действительно имела место. Так, если случился пожар, то необходима справка из пожарной части; если случилось затопление – справка организации, которая эксплуатирует здание, если документы украли – справка из милиции.
Уничтоженные документы
Делай раз: подтвердите причину утраты документов внешними оправдательными документами:
• в случае пожара следует получить справку из органов государственной противопожарной службы, если документы похищены – справку из органов внутренних дел;
• при затоплении помещения – акт о затоплении от собственника помещения, справку из ЖКХ.
Делай два: директор назначает приказом комиссию по расследованию причин утраты документов. Результаты работы комиссии следует оформить актом, утвержденным руководителем организации.
Делай три: после того, как все доказательства причины утраты документов будут собраны, следует уведомить налоговые органы о факте потери или уничтожения документации.
Делай четыре: восстановление утраченных документов. Отсутствие мер по восстановлению документов может трактоваться как противоправное бездействие, приведшее к совершению налогового правонарушения по неосторожности (п. Зст. 110 НК РФ);
Случается так, что новый бухгалтер приходит на фирму и не может разобраться в документации, потому что его предшественник вел бухгалтерию «спустя рукава». Чтобы избежать подобных недоразумений, мы рекомендуем, прежде чем начать работу, провести инвентаризацию.
Если же инвентаризацию провести не удалось, и новый бухгалтер приступил к работе, то советуем связаться с предыдущим работником и потребовать от него письменных объяснений, почему те или иные первичные документы отсутствуют. Затем составьте акт об отсутствии документов. Таким образом, ответственность с вас, как с нового бухгалтера, будет снята.
2. Фальсификация «первички» по расходам
Если вы покупаете те или иные товары, которые никак экономически не обоснованны (например, продукты к праздничному столу), бухгалтеру можно помудрить с «первинкой», которой будут оформлены покупки.
Как правило, рыночным торговцам все равно, что писать в товарных чеках, накладных и других документах. Что вы их попросите, то они вам и напишут.
3. Как оформить «липу»?
Предположим, у вас намечается арбитражный спор с налоговой инспекцией. А документов, подтверждающих вашу правоту, нет. Многие не задумываясь оформляют их задним числом. Причем подписи, печати ставят подлинные. Или другая ситуация. Директор дал установку уменьшить налоги. С этой целью бухгалтер самостоятельно (или вместе с директором) составил документы, подтверждающие, что некая несуществующая фирма оказала им услуги или поставила товар. Подделать печать сейчас проще простого. Мастерских по их изготовлению масса.
Легко ли доказать подделку документа?
Сначала остановимся на составлении бумаг задним числом. Оказывается, время написания документа можно установить по записям (например, подписи), сделанным шариковой ручкой.
Паста шариковой ручки – это в принципе та же краска, которой мы красим стены.
Помимо пигмента, дающего цвет, в пасте есть связующий элемент – загуститель. Благодаря ему, краска хорошо ложится. Ученые обратили внимание, что со временем загуститель твердеет. По-научному этот процесс называется полимеризацией.
Чем тверже загуститель, тем старше запись на документе. Чтобы определить степень полимеризации (загустения), нужно извлечь из пасты легко летучий компонент (например, фенилгликоль или бензиловый спирт) и определить его концентрацию на поверхности и в «глубине» подписи.
Чем меньше соотношение этих значений, тем больше загустение, а значит, старше подпись. Степень концентрации эксперты определяют с помощью специального прибора – хроматографа с масс-селективным детектором.
Такое исследование называется физико-химической экспертизой давности выполнения подписи.
Пасты старятся примерно за два года. Если документу больше двух лет, обращаться к экспертам уже не имеет смысла: именно такой ответ они и дадут.
