Матричная структура
Проникновение современных проектов в разнообразные сферы деятельности организаций постоянно расширяется, причем влияние часто взаимное. Поэтому особую важность приобретает слаженность работы специалистов разных профессий.
Для ускорения реакции на возникающие задачи и повышения эффективности труда применяется матричная структура организации труда (рис. 6.3). Как видно из рисунка, для выполнения каждого проекта привлекаются специалисты разных подразделений организации. Это дает возможность приблизить занятость персонала к 100 %.
Рис. 6.3. Матричная структура управления проектами
Отметим следующие преимущества данной структуры.
• Оперативная комплектация временных команд. Обеспечивается возможностью планировать привлечение любого свободного специалиста организации в нужное время и на требуемый срок. Повышение эффективности использования персонала также снижает потребность в специалистах со стороны.
• Возможность краткосрочного привлечения высококвалифицированного специалиста. Не все задачи проекта требуют постоянного участия специалиста высокого уровня, а привлечение такого со стороны — хлопотное дело.
• Легче расположить к себе руководителей специалистов, назначенных вашему проекту. Начальники специализированных подразделений, которые задействованы или заинтересованы в результатах проекта, охотнее оказывают поддержку, особенно когда уверены, что и их интересы будут учтены его участниками.
• Возможность использовать одинаковые подходы и методы работ в схожих проектах. Это обусловлено административным сосредоточением специалистов и оборудования в пределах одного подразделения и их работой в различных проектах во всей организации.
К сожалению, матричной структуре присущи также и недостатки.
• Двойное подчинение работников. У каждого работника, как минимум, два начальника: один — начальник подразделения, который назначает на работы в проектах, решает вопросы оплаты и продвижения по службе. Второй (и следующие) — руководитель проекта, который ставит непосредственные задачи.
• Проблемы участников нескольких проектов с распределением времени. Планы руководителей проектов могут быть не вполне согласованы, сроки выполнения отдельных работ не всегда определены точно, что приводит к конфликтам, особенно если эти руководители занимают равное служебное положение.
• Отсутствие "сработанности" членов команды проекта. Следствие слабого знакомства с методами работы и особенностями поведения других участников проекта.
• Вероятность конфликта мотивов участия в различных проектах. Так, например, работник отдела снабжения при закупке оборудования для проекта, в котором он участвует, в первую очередь будет руководствоваться интересами организации в целом.
• Несогласованность методов работы и отчетности участников проекта. Поскольку в разных подразделениях могут установиться разные стили работы, следует проводить работу по их унификации.
Оснобные лица организационной структуры матричного типа
В матричной структуре ключевую роль играют следующие лица.
• Руководитель проекта. Полностью отвечает за успех проекта.
• Участники проекта (члены команды проекта). Люди, которые личным трудом обеспечивают этот успех.
• Начальники подразделений. Административные начальники участников проекта
• Высшее руководство. Руководители самого верхнего звена управления организации.
Руководитель проекта
В обязанности руководителя проекта входит обеспечение полного выполнения всех задач проекта силами его участников (определение полномочий, обязанностей и ответственности см. в главе 8). Его непосредственные обязанности:
• определение задач, составление графика работ и расчет бюджета проекта;
• составление ясного, реального плана выполнения задач проекта;
• комплектование работоспособного и целеустремленного коллектива;
• формирование и воссоздание единого стиля работы коллектива на основе имеющихся наработок;
• обеспечение выполнения поставленных задач в пределах сроков и выделенных средств;
• контроль за соблюдением плана и оперативное решение возникающих проблем;
• правильный выбор приоритетов, методов работы и разрешение внутренних конфликтов;
• управление изменениями в ходе выполнения проекта;
• ведение отчетности;
• информирование клиентов о ходе работ;
• оценка труда участников проекта и доведение ее до соответствующих лиц.
У термина "руководитель проекта" есть синонимы директор проекта и лидер проекта. Поинтересуйтесь, так ли их понимают в вашей организации. Бывает, их различают, подразумевая под словом "лидер" человека, который обладает даром вдохновлять и вести за собой людей, а под словом "руководитель" — лицо, занимающееся повседневной административной работой. На всякий случай уточните!
Участники проекта
Работники коллектива проекта имеют двойное подчинение: начальникам своих штатных подразделений и руководителям проектов. В их обязанности по проекту входит:
• выполнение порученной работы в полном соответствии с высшими стандартами и личным мастерством;
• выполнение работы в срок и в пределах выделенного бюджета;
• поддержание профессиональных знаний и навыков на должном уровне.
Кроме того, работа в коллективе предъявляет свои требования.
• Учитывайте, как ваша деятельность повлияет на работу других членов коллектива проекта.
• Старайтесь предвидеть ситуации, когда вы можете создать помехи другим участникам проекта.
• Информируйте коллег по проекту о ходе выполнения работ и возникающих проблемах.
Начальники подразделений
Они отвечают за оптимальное распределение вперенного им персонала и ресурсов по ведущимся проектам, в частности:
• разрабатывают и утверждают графики привлечения ресурсов подразделения в соответствии с задачами;
• обеспечивают постоянную готовность персонала выполнять порученную работу;
