Книга Дэвида не только научила меня делать дамп мозга и переносить списки задач из головы вовне, но и показала, насколько важно – если хочешь сохранить ясность мысли – постоянно фиксировать дела, как только они возникают на уровне идеи. Но одно дело перенести незавершенное обязательство из головы во внешний список задач. И совершенно другое – научиться сопротивляться натиску дел с низкой отдачей и защищать свое внутреннее пространство.
С тех пор всякий раз, когда мне в голову приходила какая-либо идея или мысль, я сразу записывал ее в блокнот, который таскал с собой повсюду, – со временем блокнот трансформировался в смартфон. Как только я вспоминал о чем-то, что нужно купить в магазине, я тут же это записывал, прежде чем мысль успевала ускользнуть. И если я замечал, что какое-то невыполненное дело, включая самые несущественные, вызывает, пусть даже минимальный, психологический дискомфорт, я стремился записать его, чтобы создать больше ментального пространства для фокусировки внимания на более приоритетных и продуктивных делах.
Если это звучит параноидально, то потому, что так оно есть. Но, за исключением медитации, никакой другой метод не помогал мне добиваться такой ясности мысли.
Теперь, 10 лет спустя, почти каждая идея, приходящая мне в голову, является по существу новой, поскольку все важные идеи я сразу записываю, чтобы заняться ими или развить их позже. Любой может и даже должен делать то же самое. Вы удивитесь, сколько дел, проектов и обязательств хранится в голове. Вы почувствуете, что мыслите яснее, как только очистите мозг, выгрузив из него незавершенные дела и нереализованные мысли и собрав их в одном месте. Вашему мозгу гораздо легче фокусироваться на текущей приоритетной задаче, когда он ничем не отягощен.
Моя система
Конечно, просто записывать задачи и проекты недостаточно. Если вы затем не будете по их поводу ничего предпринимать, вам не удастся расчистить ментальное пространство; вы вновь вернетесь в стрессовое состояние и будете беспокоиться о несделанном.
За последнее 10 лет, и тем более во время «Года продуктивности», я протестировал десятки электронных приложений, предназначенных для управления задачами и проектами; и хотя многие из них работали хорошо, нет ни одного приложения, про которое можно было бы сказать, что оно лучше остальных. Исходя из моего опыта, не имеет значения, каким именно техническим способом вы организуете задачи и проекты, если находите этот способ удобным и полезным.
Сегодня я пользуюсь относительно простым методом регистрации и организации всех дел, которые нужно выполнить. Когда в течение дня в поле моего внимания попадают нерешенные задачи, нереализованные идеи и другие незавершенные дела, я записываю их в любом устройстве, которое оказывается под рукой. (Приложение, которое я использую, позволяет синхронизировать записи между устройствами.) И каждый понедельник, среду и пятницу после проверки электронной почты я просматриваю записи, которые сделал к тому моменту, и заношу их в список дел или в календарь.
Мой список дел также предельно прост: это просто еще одна записка, которую я прикрепляю к верхней части заметок, в которых сверху перечислены мои три ежедневных и еженедельных намерения, а ниже идет список задач. Я также веду календарь, но стараюсь, чтобы он, насколько это возможно, оставался максимально свободным от дел.
Протестировав массу всевозможных приложений, я выстроил очень простой процесс. Так как приложение, которым я пользуюсь, позволяет синхронизировать записи на разных устройствах, не представляет ни малейшего труда собрать воедино задачи, мысли и идеи, независимо от того, когда и где они приходят в голову. Когда я не имею доступа к своим гаджетам – например, после 20:00, я просто ношу в кармане небольшой блокнот и ручку. Приложения и устройства, которыми я пользуюсь, достаточно часто меняются, поэтому я довольно часто прибегаю к бумажным носителям.
Независимо от того, какие конкретно носители или устройства я задействую, мой базовый процесс фиксирования и организации задач остается неизменным уже несколько лет и работает как часы.
Как организовать все это
Поскольку все работают по-разному, я не стану рекомендовать единый метод упорядочивания задач. Дело не в том, какой метод лучше, а в том, что лучше для вас. Многие из самых продуктивных людей, которых я знаю, используют ручку и бумагу, и этот метод не следует недооценивать. Однако, если вы хотите создать для себя систему, стоит взглянуть на варианты, которыми пользуюсь я. Идеальный инструмент должен хорошо интегрироваться с тем, как вы привыкли работать, и быть почти незаметным для вас. Он должен позволять легко просматривать, контролировать и приоритизировать все дела, чтобы вы легко получали на выходе списки идей, событий, задач и проектов.
Когда я экспериментировал с переносом незавершенных дел из сознания на внешние носители, я обнаружил, что, кроме дел, которые необходимо выполнить и событий в календаре, целесообразно перенести вовне еще некоторые типы объектов. Два из них взяты непосредственно из книги «Как привести дела в порядок»: список «ожиданий» и заметки по «проектам». Остальные возникли из моей собственной практики и оказались чрезвычайно эффективными.
Вот лучшие из найденных мной инструментов, которые должны помочь вам организовать все ваши задачи и проекты и управлять ими.
Список ожиданий
Моя самая любимая рекомендация из книги «Как привести дела в порядок» (кроме перенесения дел из сознания на внешний носитель) это список «ожиданий». Название списка довольно точно отражает его содержание: это список всех событий, наступления которых вы ожидаете, и его необходимо регулярно просматривать, как и список дел, чтобы убедиться, что ничего не потерялось.
Могу с уверенностью утверждать, что в данный момент вы ожидаете наступления как минимум нескольких событий, которые легко упустить, если их просто хранить в памяти и специально не отслеживать. Мой недельный список «ожиданий» включает все события, наступления которых я ожидаю, включая посылки из Amazon, важные для меня ответы по электронной почте, возврат денег, которые я одолжил, важные звонки и письма. В этом списке перечислены все события такого рода.
Вот еще один замечательный способ зафиксировать ожидаемое событие: отправив по электронной почте сообщение, ответ на которое важен для вас, переместите это сообщение в папку «Ожидания». Это также поможет не упустить важные ответы, которые могут случайно оказаться в папке «Спам».
В течение последних нескольких лет я всегда просматриваю свой список ожиданий три раза в неделю (а с того времени, как я начал свой проект, я просматриваю его сразу же после проверки электронной почты). С момента, когда привычка фиксировать свои ожидания прочно закрепилась, я ни разу ничего не упустил и стал гораздо меньше беспокоиться обо всем, чем должен управлять. После того как вы зафиксировали какое-то ожидание, можно сразу же перестать нервничать, что вы его упустите. Список ожиданий я веду в приложении для заметок, так что все находится в одном месте, а сами заметки группирую в зависимости от контекста (например, «Дом», «Деньги, которые мне должны», «Электронная почта», «Телефонные звонки», и т. п.).
