Ознакомительная версия. Доступно 12 страниц из 60
• обеспечение надлежащего делопроизводства по проекту;
• защита отчетов по реализации и завершению ключевых этапов (вех) проекта перед руководством и инвестиционным комитетом комбината.
Формирование рабочей группы (команды проекта) комбината
Рабочая группа является организационной формой, инструментом управления проектом, который осуществляет координацию и реализацию инвестиционных проектов.
Рабочая группа формируется руководителем проекта.
Руководитель проекта формирует персональный состав рабочей группы, который согласовывается с непосредственными руководителями функциональных подразделений привлекаемых работников.
В состав рабочей группы входят:
• руководитель проекта (руководитель рабочей группы);
• финансовый контролер проекта;
• секретарь проекта;
• ответственный за проектирование;
• ответственный за технические (технологические) аспекты проекта;
• ответственный за строительство;
• ответственный за снабжение.
Конкретный состав рабочей группы, т. е. наличие в ее составе всех перечисленных в данном пункте членов или их части, определяется руководителем проекта в зависимости от каждого конкретного проекта.
В состав рабочей группы могут входить специалисты других функциональных подразделений предприятия в зависимости от характера и сложности проекта.
Одним из основных требований к членам рабочей группы является возможность уделять достаточное время управлению проектом. При включении конкретного сотрудника в состав рабочей группы и определении его занятости в проекте (постоянной или частичной) должны приниматься во внимание его квалификация и опыт, а также сложность проекта.
Руководитель проекта имеет право включать в рабочую группу работников структурных подразделений комбината (по согласованию с непосредственными руководителями привлекаемых работников).
После согласования с руководителями функциональных подразделений персонального состава рабочей группы руководитель проекта готовит и утверждает у управляющего директора приказ о формировании рабочей группы для реализации проекта.
Основные обязанности членов рабочей группы
Финансовый контролер проекта:
• обеспечение финансирования проектов из соответствующих источников финансирования;
• обеспечение включения финансового плана проекта в ежемесячный финансовый план;
• ведение общего календарного (сетевого) графика реализации проекта;
• формирование плана освоения;
• составление ежемесячной заявки на финансирование проекта согласно утвержденному финансовому плану проекта;
• составление и контроль исполнения общего плана финансирования проекта;
• осуществление мониторинга исполнения целей, бюджета проекта, структурного плана проекта и календарного графика реализации проекта;
• контроль и визирование всех контрактов по проекту;
• подготовка отчетов по реализации проекта (освоение, финансирование, достижение запланированных значений ключевых показателей эффективности проекта);
• подготовка статуса – отчета о состоянии контрактов по проектам на основании представленных членами рабочей группы данных;
• представление подготовленных отчетов.
Ответственный за технические (технологические) аспекты проекта:
• контроль качества выполнения запланированных технических и технологических аспектов проекта;
• подготовка и представление финансовому контролеру проекта ежемесячных данных по своему направлению для составления отчетов о реализации проекта (освоение, финансирование, достижение ключевых показателей эффективности).
Ответственный за строительство:
• своевременное обеспечение подрядных организаций проектно-сметной документацией;
• организация и осуществление строительно-монтажных работ в соответствии с утвержденным календарным графиком реализации проекта и проектно-сметной документацией;
• актуализация графика и стоимости строительно-монтажных работ по мере заключения контрактов;
• контроль качества выполнения строительно-монтажных работ по проекту;
• представление данных для формирования плана финансирования и освоения строительно-монтажных работ;
• подготовка и представление финансовому контролеру проекта ежемесячных данных по своему направлению для составления отчетов о реализации проекта (освоение, финансирование, достижение ключевых показателей эффективности).
Ответственный за снабжение:
• координация деятельности поставщиков по проекту, органов таможенного контроля;
• участие в проведении процедур закупок товарно-материальных ценностей и оборудования по проекту;
• контроль за своевременной и качественной поставкой оборудования, товарно-материальных ценностей в соответствии со спецификациями проекта;
• контроль за соблюдением складирования оборудования и материалов с целью их корректного отнесения на проект, исключения их порчи и разукомплектования на складах;
• актуализация календарных планов поставок оборудования и товарно-материальных ценностей, а также актуализация их стоимости по мере заключения контрактов;
• формирование ежемесячных планов финансирования оплаты оборудования и товарно-материальных ценностей;
• планирование финансирования по оплате таможенных пошлин и НДС по заключенным импортным контрактам;
• подготовка и представление финансовому контролеру проекта ежемесячных данных по своему направлению для составления отчетов о реализации проекта (освоение, финансирование, достижение ключевых показателей эффективности).
Секретарь проекта:
• ведение делопроизводства по проекту, в том числе сбор и хранение всей необходимой информации, включая все версии структурных планов проектов, календарные графики реализации проекта, расчеты – обоснования целесообразности и экономической эффективности, протоколы совещаний рабочей группы, приказы и распоряжения, копии контрактов, отчеты о ходе реализации проекта;
• ведение реестра изменений в проекте, принятых в ходе реализации проекта;
• созыв заседаний рабочей группы, а также подготовка материалов к заседанию;
• ведение протоколов заседаний рабочей группы;
• ведение архива проекта;
• выполнение иных функций по делопроизводству и поручений руководителя проекта.
Вопросы, подлежащие обязательному рассмотрению рабочей группой:
• выполнение решений предыдущих совещаний рабочей группы;
Ознакомительная версия. Доступно 12 страниц из 60
