Здесь в денежном выражении перечислите все, чем помогут вам люди в работе над проектом: предоставят место или оборудование, просто уделят ему свое время («в денежном выражении» – это та сумма, которую вам пришлось бы потратить на тот или иной вид помощи, а не то, чего стоило этим людям помочь вам). Как обычно, все вычисления проводите в колонке «Примечания» в самом подробном виде.
Сведите воедино все цифры, указанные в таблице доходов, в специальной колонке. Это и есть ваше «Итого». Будет идеально, если цифра доходов точно совпадет со стоимостью проекта. В небольших отклонениях (будь то дефицит или профицит) нет ничего страшного, а вот слишком большая разница покажет организаторам, что у вас есть определенные проблемы с бюджетным планированием: либо вы не способны найти достаточное финансирование, либо просите больше, чем нужно (для проекта, естественно, не для собственного пропитания).
Объем неденежной помощи должен соотноситься с расходами. Если вам предоставили помещение для работы, внесите этот пункт в раздел «Неденежная помощь», а также впишите в расходы сумму, эквивалентную стоимости аренды этого помещения.
Общая сумма заявки
Столько, сколько именно вы просите. Эта цифра должна совпадать с той, которая прописана в «Пассивных доходах», включая и другие гранты, которые вы уже получили или надеетесь получить. Это необходимо, чтобы комиссия могла легко и быстро найти запрашиваемую вами сумму.
Осторожнее с расходами, компенсация которых не предусмотрена программой. То есть в бюджет-то их включите, но отдельным подразделом, причем не только в таблицу расходов, но и в таблицу доходов. Тем самым вы покажете, что планируете найти для этих расходов другой источник финансирования, и организаторам не придется отказывать вам в их компенсации. Тем более что они об этом уже говорили.
Если планируемые доходы меньше расходов, в сноске в конце документа стоит указать, что разницу вы готовы покрыть самостоятельно. Только имейте в виду, что чересчур большая сумма может вызвать подозрения, так что разумно будет составить отдельную табличку по выходящим за пределы лимита расходам. Большинство комиссий обратит внимание на вашу финансовую ситуацию и примет ее во внимание, и не важно, вменено ли это им в обязанность или они подсознательно будут пытаться определить, кому из соискателей вознаграждение нужнее. Однако специально создавать о себе впечатление как о человеке нуждающемся не следует: комиссия может подумать, что завершить проект вам не по силам. В то же время, если вы покажетесь им достаточно обеспеченным, грант вам могут не дать лишь потому, что не увидят в этом острой необходимости. Спросите организаторов, соответствует ли ваша заявка задачам программы.
Некоторые художники предпочитают умолчать о количестве программ, в которых принимают участие, чтобы уравнять доходы и расходы с запрашиваемой суммой. Допустим, вашим бюджетом предусмотрены 7000 долларов расходов и только 5000 долларов доходов без учета гранта размером 2000 долларов, заявку на который вы подаете. Вместо того чтобы вписывать эти 2000 в «Пассивные доходы», как мы советовали чуть выше (в этом случае как расходы, так и доходы будут равны 7000 долларов), можете оставить все как есть – 7000 в расходах и 5000 в доходах, а 2000 представить как сумму, на которую рассчитываете.
Рекомендуем планировать бюджет на компьютере с помощью Excel или любой другой программы для работы с таблицами. Обычные текстовые редакторы тут не годятся. Если вы с электронными таблицами «на вы», срочно переходите «на ты»: на освоение программы, которая умеет сама считать и делать еще много чего полезного, времени уйдет куда меньше, чем на бесконечные сложения, вычитания, умножения и деления на калькуляторе при пересчете всего бюджета каждый раз, когда прогнозируемые суммы чуть меняются. И подумайте о том, чтобы документ было удобно читать. Используйте крупный шрифт, выделите полужирным все итоговые суммы, возьмите в рамку общую сумму запроса – сделайте все, чтобы на таблицу бюджета было приятно смотреть. Используйте шрифты с засечками – короткими штрихами на концах букв, напоминающими крючочки и плашки. Читать такой текст куда проще и удобнее. И еще одно: какой бы шрифт вы ни выбрали, используйте в заявке только его.
Финансовая информация
Многие организации просят приложить к заявке документ, называющийся «Обоснование потребности», или любой другой, сообщающий финансовую информацию, не отраженную в бюджете проекта: отчет о налогах или банковскую выписку. Еще от вас могут попросить оценить свои ежемесячные доходы и расходы и указать, сколько вы зарабатываете на продаже своих произведений.
Взносы
Возможно, вам придется уплатить некоторую сумму за участие в программе. Так фонды (в первую очередь некоммерческие) покрывают организационные расходы.
Почтовая открытка для ответа
Приложите к заявке открытку с заполненным обратным адресом, чтобы организаторы могли подтвердить, что ваши документы получены. Это не вместо конвертов (в которых возвращают материалы), а в дополнение к ним.
Некоторые программы просят о «дополнительных сопроводительных материалах»: брошюрах, каталогах, рекомендательных письмах и т. д. Если представляемый вами проект масштабнее и амбициознее всего, что вы делали до этого, рекомендательные письма (или письмо от организации или сообщества) способны склонить чашу весов судейского решения в вашу пользу.
Рекомендательные письма
Самые лучшие рекомендации дадут вам люди, которых вы хорошо знаете, которые хорошо знают вас и чье мнение может иметь для комиссии определенный вес. Пересмотрите свое резюме и обратите внимание на тех, кто был вашим наставником, когда-либо знакомился с вашим творчеством, писал о нем или помогал в организации выставки. Так кого же выбрать, чтобы произвести впечатление на организаторов? Если ваш проект связан с академическим искусствоведением, попросите о рекомендательном письме своего бывшего преподавателя. Если же составляете заявку на участие в резидентской программе, направленной на развитие сотворчества, – вам пригодится отзыв куратора или другого художника, способного рассказать, насколько активное участие вы принимаете в жизни художественного сообщества.
