Высокоэффективные люди всегда работают за чистыми столами, в свободном рабочем пространстве. Рабочее место неэффективных, непродуктивных и несобранных людей выглядит так, словно там взорвалась граната, разбросавшая в беспорядке бумаги и папки. Такой путь не для вас. Выработайте привычку наводить порядок на своем рабочем месте и всегда работать только за чистым столом. Даже если вам придется убрать все со стола и сложить на пол или в офисный шкаф, сделайте это. Поддерживайте порядок на рабочем столе!
Мы тратим 30 процентов рабочего времени на поиски предметов, оказавшихся не на месте. Некоторые люди утверждают, что им лучше работается, когда на столе беспорядок. Однако они обманываются. Если заставить их навести порядок на рабочем столе и работать только над одной задачей, то в течение 24 часов их эффективность повысится, что, конечно же, заставит их изумиться.
Содержите бумаги в порядке
Что касается бумажной работы, то тут следует действовать следующим образом: выбросить, передать, выполнить, отправить в архив.
• Выбросить. Корзина для мусора – один из самых полезных инструментов тайм-менеджмента. Чтобы не увязнуть в чтении бумаг, выбрасывайте их. Это правило относится в основном к рекламным материалам, которые вам присылают по почте, а также журналам, газетам и другим ненужным материалам. В эпоху интернета к этому правилу добавилось нажатие кнопки «удалить». Активно пользуйтесь ею в своем электронном почтовом ящике, удаляя все, что не требует вашего непосредственного внимания. Не читайте просто из любопытства.
• Передать. Если разобраться с документом, попавшим вам в руки, может другой сотрудник, передайте бумагу ему. Сделайте на документе отметку и отправьте его нужному человеку. Старайтесь делегировать как можно больше задач, чтобы у вас оставалось больше времени на те дела, которые можете сделать только вы.
• Выполнить. Используйте для таких документов красную папку, чтобы она выделялась на общем фоне. В ней должны находиться материалы, касающиеся тех задач, которые вам нужно выполнить в ближайшее время. Отправляя документы в папку «Выполнить», вы принимаете решение по поводу этих задач, и они больше не мешают вам заниматься текущей работой.
• Отправить в архив. Эти бумаги и документы, вероятно, понадобятся вам позже. Но прежде чем отправить их на хранение, вспомните, что 80 процентов таких бумаг больше никогда никто не прочитает. Значит, делая на документе отметку «Отправить в архив», вы придумываете работу для кого-то другого. Поэтому убедитесь в том, что это действительно необходимо.
Сомневаешься – выброси!
Специалисты по тайм-менеджменту берут сотни долларов за то, чтобы помочь руководителям навести порядок на рабочих столах и в кабинетах. И первое, что они делают, – заставляют клиентов перебрать кипы бумаг, которые те планировали прочитать впоследствии. Придерживайтесь такого правила: если вы не прочитали документ в течение шести месяцев, значит, он вам не нужен. Выбросьте его!
Мой девиз в поддержании порядка таков: «Сомневаешься – выброси!» Этот принцип применим и к старой одежде, мебели, игрушкам и всему, что захламляет наше жизненное пространство. У многих людей есть привычка сохранять все журналы, газеты, рекламные листовки и другие информационные материалы, которые к ним попадают. Как правило, неспособность выбрасывать вещи – отголосок бедного детства или влияния родителей, которые были бедны.
Вы никогда не прочитаете всю информацию, которую получаете каждый день, поэтому должны приучить себя сразу же выбрасывать такие материалы. Поддерживайте чистоту и порядок на своем рабочем месте. Держите на столе только один документ, касающийся дела, которым занимаетесь в данный момент.
Эффективно используйте время в пути
Сегодня мы все много времени проводим в автомобиле и самолете. Так почему бы не использовать его с пользой? Недавно специалисты Университета Южной Калифорнии пришли к выводу, что прослушивание аудиопрограмм в автомобиле приносит столько же пользы, сколько и полноценный университетский курс. Превратите свой автомобиль в университет на колесах: слушайте в нем образовательные аудиопрограммы. Многие повысили свое образование и добились больших успехов в своей области именно благодаря обучающим программам. Вам следует делать то же самое. Пусть с этого самого дня в вашей машине всегда звучит какая-либо аудиопрограмма.
Кабинет в небе
В самолете тоже можно эффективно использовать время. Специалисты по тайм-менеджменту пришли к выводу, что каждый час работы в полете равен трем часам работы в офисе. Здесь вас никто не отвлечет от дела, если вы запланируете и организуете все заранее.
Рассматривайте каждый полет как возможность поработать и повысить свою эффективность. Заранее планируйте поездку. Составьте график работы. Запишите, что вы намерены сделать во время полета. А затем соберите вещи в дорогу, взяв все необходимое для того, чтобы извлечь из полета максимальную пользу. В аэропорт необходимо приехать заранее, примерно за час до вылета. Это позволит вам спокойно занять в салоне свое место и сохранить ясность мысли.
Сразу же приступайте к работе
Как только самолет взлетит, опустите столик, достаньте свою папку и начинайте работать. Не поддавайтесь искушению почитать журнал, лежащий в кармане кресла, или посмотреть фильмы, которые показывают во время длительных перелетов. Не пейте алкогольных напитков. Лучше выпивать по два стакана воды каждый час, чтобы сохранить трудоспособность и ясность мысли, а также существенно уменьшить негативные последствия смены часовых поясов.
И последнее правило для путешествий: на пути в пункт назначения работайте над выполнением серьезных задач, требующих энергии и концентрации. А на обратном пути, когда вы устали и не так активны, можно почитать газеты и журналы.
