Во-первых, нужно понимать, какие именно навыки вы ищете в ассистенте. Ассистент нужен в основном для решения административных задач? Или же нужен тот, кто может заняться, скажем, вашей перепиской с клиентами или коллегами? Зная задачи, которые желательно делегировать, вы будете искать человека, который обладает соответствующими навыками. Я также полагаю, что сотрудничество будет плодотворнее, проще и приятнее, если вам удастся найти кого-то, с кем будет приятно работать в том числе и на личном уровне. Поэтому я всегда стараюсь заранее пообщаться с потенциальным клиентом и понять, совместим ли мой стиль работы с его. В конечном итоге так лучше для всех.
Типичные ошибки
Я на горьком опыте усвоил урок – и вот несколько важных советов, которые следует иметь в виду, если вы решили нанять ассистента, виртуального ассистента, стажера или команду сотрудников:
• Не бойтесь платить немного больше тем, у кого высокая квалификация. Работая с менее квалифицированным ассистентом, вы потратите больше времени и внимания на его обучение и на ежедневное взаимодействие с ним. Поэтому, если вы можете себе это позволить, я бы рекомендовал платить больше за более квалифицированного ассистента. Будьте готовы к тому, что хороший виртуальный ассистент стоит от $15–30 в час.
• Наем ассистента, проживающего в другом часовом поясе, в определенных условиях может оказаться хорошим решением. В зависимости от характера вашей работы и типа задач, которые вы собираетесь делегировать, может оказаться целесообразным нанять ассистента в другом часовом поясе. Например, Луиза отвечает за размещение статей в моем блоге и новостные рассылки, а поскольку она находится далеко от меня, то, когда я вечером заканчиваю материал для размещения в блоге, она может в течение ночи в моем часовом поясе выложить его в блог и прислать мне соответствующую ссылку, которую я посмотрю утром. Но если вы нанимаете ассистента, проживающего вне вашего часового пояса, убедитесь, что он обладает достаточной квалификацией и ему можно безоговорочно доверять.
• Всегда проверяйте рекомендации. У хороших виртуальных ассистентов обычно есть рекомендации от людей, которые остались довольны их работой. Не бойтесь проверять рекомендации – это может в итоге сэкономить массу времени.
Если вы не хотите никого нанимать на более или менее постоянной основе, подумайте о том, можно ли отдать какие-то задачи на аутсорсинг, при условии, конечно, что у вас есть для этого возможность или бюджет.
Независимо от того, ищете ли вы себе виртуального ассистента для работы на постоянной основе или вам нужна разовая помощь, вот несколько отличных сайтов из тех, что я нашел сам или мне порекомендовали друзья (я никак не связан ни с одним из этих сайтов и попробовал каждый из них):
• Fancy Hands (FancyHands.com), Zirtual (Zirtual.com) и eaHelp (Eahelp.com) для найма виртуальных ассистентов;
• Freelancer (Freelancer.com) и Upwork (Upwork.com), если хотите заказать разовую работу.
Можно также разместить объявление о поиске стажеров в местном колледже или университете, а объявление о поиске ассистента – на сайте Craigslist и в Twitter.
Таким образом, если вы ищете компетентных помощников для решения конкретных задач или на постоянной основе, то спокойно используйте проверенные сайты из приведенного выше списка.
Самое продуктивное слово в вашем словаре
Самое полезное слово в вашем словаре продуктивности вы узнали еще в младенчестве. Оно занимает 56-е место среди наиболее часто употребляемых слов английского языка. Это слово «нет».
Когда по мере развития проекта стало понятно, что он потребует гораздо больше времени и сил, чем мне изначально представлялось, я взял себе за привычку каждый день намеренно говорить «нет» делам с низкой отдачей. Для меня не имело значения, были ли это крупные дела или мелочи вроде прослушивания не слишком интересного подкаста, ответов на ругательные письма, приходящие по электронной почте, или чтение раздела комментариев на новостных сайтах. Усилия, которые я прилагал, чтобы отклонять возникающие малоценные дела, а не хвататься за них, экономили мне массу времени.
Прекрасно, когда нам удается устранить, сократить или делегировать имеющиеся задачи и обязательства. Но их количество никогда не бывает статичным и меняется с течением времени. Если вы не будете постоянно защищать свое время и внимание от натиска дел, проектов и обязательств с низкой ценностью, вы погрязнете в их завалах.
В 2014 г. Грег Маккеон опубликовал «Эссенциализм»[15], потрясающую книгу о том, как намеренно фокусироваться на меньшем количестве дел. Книга затронула чувствительную струну. Когда я спросил Грега, что именно в книге привлекло такое количество читателей, он дал простой ответ: «У всех одни и те же проблемы».
Он продолжает: «Люди чувствуют, что им не хватает сил на работе и дома. Они чувствуют себя занятыми, но не продуктивными. Им мешают постоянные отвлечения и тривиальные дела». Постоянные попытки переделать больше дел вместо того, чтобы фокусироваться на правильно выбранных делах, приводят к стрессам, снижают продуктивность и качество работы. Решение проблемы состоит в том, чтобы в работе и в жизни концентрироваться исключительно на приоритетах.
Из тех рекомендаций, которые дает Грег, мне больше всего нравится его правило 90 %, заключающееся в том, чтобы сказать «нет» делам, которые он называет «несущественными». Он утверждает, что мы должны не только говорить «нет» явно бессмысленным делам; из работы и жизни мы должны также исключить многие дела категории «в принципе имеет смысл», потому что они отбирают драгоценное время у приоритетных задач. Правило 90 % звучит просто: когда вы рассматриваете какую-либо новую возможность, ранжируйте ее по шкале от 1 до 100 в зависимости от того, насколько ценной или значимой она вам представляется. Если ее рейтинг ниже 90 пунктов, откажитесь от нее.
