– Если вы приобрели ERP-систему, например SAP, то никто, кроме сотрудников SAP, с ней работать толком не сможет – ты навсегда подсел на эту иглу. Все IT-компании зарабатывают на поддержке и внедрении. Им выгодно внедрять IT-продукты вечно, как нашим дорожникам выгодно вечно менять асфальт. При этом проблема всех «коробочных» IT-решений в том, что компания должна подстраиваться под программу. Это неправильный подход – софт должен подстраиваться под бизнес. У нас много менеджеров, которые ничего не понимают в IT. Они вырабатывают решения и не задумываются, реально ли это сделать. Обычно все наоборот. Сидит IT-директор, которому нужно уложиться в бюджет, менеджеры его просят о чем-то, а он отказывает – нет, так нельзя сделать, это будет стоить миллионы. При такой схеме работы бизнес никогда не будет быстрым, – объясняет Андрей Кривенко.
Правило № 34
Огромный плюс автоматизации в том, что она освобождает от рутины. Именно рутинные, одинаковые, бессмысленные действия раздражают эффективных сотрудников.
И здесь Андрей Кривенко вновь очень помог всем тем коллегам, кто стремился владеть информацией, но не хотел совершать одни и те же операции. Андрею первому стало лень каждый вечер заходить в 1С и выгружать финансовые показатели.
К тому же информацию по выручке ежедневно почти одновременно выгружали 10–15 сотрудников компании. То есть одни и те же данные запрашивались у сервера с 10–15 различных устройств. А это пусть незначительно, но влияет на скорость всей IT-системы.
– Я стал думать, как мне получать отчет по выручке на рабочую почту и при этом иметь возможность сразу обсудить его с кругом заинтересованных в финансовых показателях сотрудников, – вспоминает Кривенко. – Так родился самый первый автоматический отчет. Он приходил в одно и то же время – после закрытия всех магазинов, и мы могли потратить 15 минут вечером, чтобы обсудить цифры, которые были у всех перед глазами.
В большинстве розничных сетей работа с информацией построена следующим образом. Работники вносят данные в единую информационную систему вручную, а такие устройства, как кассы и датчики, – автоматически.
Компании нужно либо обучить сотрудников самостоятельно генерировать отчеты по различным параметрам и запросам (что невероятно сложно), либо взять в штат секретарей-аналитиков, которые будут постоянно запускать отчеты по запросу (проще, но медленно и старомодно).
Мы разработали свою систему, которой очень довольны, и теперь не представляем жизни без нее. Ее обслуживает один-единственный программист SQL, и он же еще ее и дорабатывает.
Сотрудник любого отдела компании на «человеческом» языке формулирует запрос, объясняя программисту, какой отчет он бы хотел получать и когда. Программист переводит на IT-язык, прописывает условия для отчета, и после этого сервер автоматически подтягивает нужную сотруднику информацию и присылает ее ему на электронную почту, телефон (в форме SMS) или в Telegram в заданный интервал времени.
То есть нам нужно лишь один раз «показать» системе, на основании каких данных составляется отчет, и больше никогда не возвращаться к его формированию, так как теперь система сама посчитает, проанализирует и пришлет все данные в нужное время нужному сотруднику.
Технически все устроено довольно просто. Система делает запрос в SQL (итоговая таблица для отчета) и ставит его в автоматическую отправку. На выходе получается электронное письмо с таблицей в теле письма в формате html. Система самостоятельно «разрезает» таблицу по адресатам и отправляет каждому сотруднику лишь нужную ему часть отчета отдельным письмом.
Со временем мы научили систему анализировать данные за разные периоды времени, сопоставлять их и выдавать общий результат. Традиционно в майские праздники случается отток москвичей, уменьшается количество чеков. Поскольку в наших магазинах ежедневные поставки продукции с производств, нам важно заказать правильное количество товара, чтобы, с одной стороны, хватило, с другой – не было больших списаний. Раньше, чтобы посмотреть заказ товара и остатки за предыдущие годы, приходилось создавать несколько отчетов, ждать, пока они выгрузятся, и сводить их. Теперь на это не тратится времени вообще. Система сама присылает полный анализ заказов и продаж на майские праздники разных лет на почту.
Каждое действие сотрудников в системе проверяется самой же системой. Если действие некорректно, то оно «не принимается» и тут же пользователю высылается оповещение. Сейчас это в основном e-mail, в критических случаях SMS.
Например, при отмене чека кассиром сообщение приходит помощнику управляющего по рознице. Поэтому в наших магазинах для отмены чека не нужно ждать старшего продавца, чтобы тот физически подтвердил операцию. Каждый кассир уполномочен сделать это самостоятельно и прекрасно знает, что частая отмена чека вызовет вопросы у помощника по рознице, ведь о каждом случае отмены станет известно сразу.
Подобных отчетов настроено больше сотни. Технологам нужны отчеты по их товарам, маркетологам – по успешности акций, количеству обращений от клиентов, рознице – по списаниям, отменам, выручке. В автоматических отчетах мы получаем информацию о зависших остатках на складе, сообщения о поступлении новых товаров, о прекращении заказов, недопоставках.
И на создание этих важных для компании отчетов не затрачивается ни секунды человеческого времени!
За один день сервер формирует около 1000 регулярных отчетов и рассылает около 25 000 реакций на действия сотрудников (прием товара, списания, перемещения). Для тех, кто работает вне офиса, – это спасение. Ведь ты фактически получаешь сведения об итогах каждого дня по электронной почте.
На рис. 10 и 11 – примеры отчетов, которыми регулярно пользуются продакт-менеджеры, отвечающие за формирование ассортимента.
А пример отчета, который позволяет продавцу без каких-либо проблем отменять чеки, а помощникам по рознице видеть количество отмен за любой период, показан на рис. 12.
