Книга Метод McKinsey. Использование техник ведущих стратегических консультантов для решения личных и деловых задач - Итан М. Расиел

Эту должность можно называть «секретарь» или «администратор». Человек, который принимает для вас сообщения, следит за рабочим графиком, печатает документы, делает копии, сшивает их и выполняет еще десяток-другой офисных задач – исключительно ценный ресурс. Относитесь к своему секретарю с большим уважением.

В нью-йоркском офисе McKinsey за хорошими секретарями охотятся не менее активно, чем за лучшими выпускниками бизнес-школ. Подобно любой другой крупной компании, McKinsey развалилась бы на части, если бы не штат талантливых секретарей, решающих бесчисленное множество административных задач, которые сами консультанты решать не могут, не хотят или (как часто бывает) не способны. Пока консультанты находятся в командировках, их секретари играют роль связующей нити между ними и Фирмой.

Чтобы привлечь на эту должность лучших кандидатов, Фирма предлагает весьма привлекательные карьерные перспективы. Как правило, секретари-новички начинают обслуживать 4–5 консультантов одновременно. Самые способные затем начинают работать со старшими менеджерами проектов, а лучшие из лучших поступают к партнерам и директорам. Секретари, как и консультанты, регулярно проходят тренинги и имеют ежегодный отпуск. Однако их карьера – это нечто гораздо большее. Многие менеджеры, занимающиеся административной и кадровой работой в Фирме, начинали простыми секретарями, а теперь доросли до влиятельных должностей. Благодаря наличию таких карьерных перспектив Фирма в состоянии отбирать наилучших кандидатов на должность секретаря – так же, как она отбирает наилучших кандидатов на должность консультанта.

Хороший секретарь способен одновременно выполнять множество дел, которые заметно облегчают жизнь консультанту McKinsey – от таких очевидных, как набор, подшивка и ксерокопирование документов, до таких не столь очевидных, как составление графиков встреч, оплата кредитных счетов консультантов, уехавших в длительные командировки, и заказ букетов для их любимых после очередного пропущенного свидания. По сути дела, именно эти неочевидные дела важнее всего для успешной работы консультанта. Большинство сотрудников McKinsey в состоянии набирать тексты самостоятельно, многие вполне справляются с подшивкой документов, а делать ксерокопии умеют все без исключения. Ваша жизнь как консультанта облегчается самим знанием, что «дома» остался человек, делающий все те мелочи, которые сделали бы вы сами, если бы по полугоду не отсутствовали в своей квартире.

Зато если секретарь не очень умелый, ситуация оказывается ужасающей. Я знал целый ряд консультантов, жизнь которых превратилась в настоящий ад из-за того, что их секретари плохо справлялись с работой. Папки терялись, факсы отправлялись не по адресу, срочные сообщения читались лишь через несколько дней после получения, клиенты негодовали из-за невежливых ответов по телефону. У одной из женщин-консультантов было два любовника, не знавших о существовании друг друга, пока однажды ее с головой не выдала ее же секретарша. Вместо того, чтобы сказать, что начальница уехала на неделю в Хьюстон, она сообщила любовнику № 1, что та ушла в ресторан с любовником № 2.

Выбор секретаря – своего рода рулетка, в которую играют консультанты. Лично мне фантастически повезло. Мой секретарь Сэнди работала великолепно с самого начала. Хотя кроме меня она обслуживала четырех других консультантов, она всегда находила для меня время. При оценке ее работы я всегда ставил ей наивысший балл (впрочем, при этом я изрядно нервничал из опасения, что ее у меня заберет начальство). Относился я к ней подчеркнуто хорошо. Это означало, что я не просто дарил цветы на День секретарей или подарок к Рождеству, а проявлял к ней то уважение, которое она заслуживала за свой нелегкий труд, и всячески старался облегчить ей работу.

Я всегда давал секретарю максимально точные инструкции о том, что мне надо, и регулярно сообщал ей, где нахожусь в течение дня, чтобы в случае надобности она могла легко найти меня или связать со мной клиентов и коллег. Я никогда не упускал шанс дать секретарю возможность проявить инициативу и принять самостоятельное решение при подготовке презентации, составлении моего рабочего графика или выполнении роли посредника между мной и другими консультантами. Благодаря этому наши отношения были взаимовыгодными.

В наши дни, однако, уже мало кто имеет секретаря на полную ставку. Часто роль секретарей выполняют временные работники, приходящие на несколько часов в неделю, или младший сотрудник, берущий на себя всю «черновую» работу. В отношении них имеет силу все тот же принцип: относись к ним хорошо, давай четкие указания и позволяй проявлять инициативу. Временному работнику, разумеется, никогда не удастся продвинуться по служебной лестнице, но даже и в этом случае он с гораздо большей охотой станет помогать вам, если вы будете относиться к нему уважительно. С другой стороны, младший сотрудник получит огромную пользу от заботливого инструктирования. Не упускайте возможности обучать его, а поиск ответов на его вопросы будет полезен и вам самим.