• Почему эта работа важна? Как она связана с моими целями и целями компании?
Если вы плановик
Как вы составляете планы
Планирование – ваша стихия. Однако порой вы склонны чрезмерно концентрироваться на способах выполнения работы, в результате чего можете проявить близорукость в отношении прочих аспектов плана. Например, не заметить или недооценить значимости шагов, которые следует предпринять, необходимости подключить к делу других людей или же просто не осознать в полной мере всей важности предстоящей работы.
Вопросы, которые стоит себе задать:
• Каковы заявленные цели и предполагаемые результаты работы?
• Кого еще необходимо привлечь к ее выполнению или проинформировать о ней, чтобы добиться его поддержки в достижении поставленной цели? Кто основные заинтересованные лица? Кого коснутся результаты работы?
• Почему эта работа настолько важна? Как она связана с моими целями и целями компании?
Если вы организатор
Как вы составляете планы
Вы интуитивно знаете, какую работу и к какому сроку необходимо выполнить. Но иногда вы так фокусируетесь на людях, вовлеченных в нее, что можете обойти вниманием цель или результат самой работы, не подумав о наиболее эффективном способе ее выполнения и вообще о ее смысле.
Вопросы, которые стоит себе задать:
• Каковы заявленные цели или ожидаемые результаты работы?
• Какие конкретные, осязаемые шаги я должен предпринять, чтобы выполнить работу? Как ее выполняли в прошлом? Существуют ли некие исторические прецеденты или ранее накопленный опыт, на которые я могу опереться?
• Почему эта работа важна? Как она связана с моими целями и целями компании?
Если вы визуализатор
Как вы составляете планы
По своему типу мышления вы – стратег, вы видите общую картину и строите долгосрочные планы. Такой подход отвечает вашим врожденным предпочтениям. Однако временами ваша устремленность вдаль может помешать вам определить краткосрочные, промежуточные цели и шаги, выполнение которых необходимо для реализации более масштабной, стратегической задачи.
Вопросы, которые стоит себе задать:
• Каких промежуточных целей и результатов нужно добиться, чтобы достичь более крупных целей, которые я или моя организация поставили перед собой?
• Какие конкретные, осязаемые шаги мне следует предпринять, чтобы выполнить эту работу? Помните: шаги должны быть небольшими, четко сформулированными и осуществимыми.
• Кого еще необходимо привлечь к работе или проинформировать о ней, чтобы он поддержал меня в процессе достижения цели? Кто основные заинтересованные лица? Кого затронут результаты работы?
Планирование и расстановка приоритетов – энергоемкие задачи. На их выполнение уходят значительные умственные ресурсы. Но применение лучших методов планирования своей деятельности на месяц, неделю и день, которые я вам порекомендовала, позволит вам повысить продуктивную мощь своего мозга. Результат вас порадует!
7. Разгрузите мозг с помощью генерального перечня задач
Вы стоите в душе, только что нанесли на волосы шампунь и вдруг вспоминаете, что забыли позвонить своей сестре Кейтлин по поводу организации обеда в честь годовщины свадьбы ваших родителей. Почему эта мысль пришла вам на ум именно сейчас? Почему не подумали раньше, когда телефон был под рукой? К тому времени, когда вы обсохнете и оденетесь, вашу голову посетят еще полдюжины разных мыслей и сотрут из памяти «зарубку», напоминающую, что нужно позвонить сестре, и об этом вы в то утро больше не вспомните.
Позже, как только доберетесь до офиса, в вашу открытую дверь заглянет кто-нибудь из коллег. «Какие у нас последние новости по проекту Каллахана? – огорошит он вас вопросом. – Я как раз иду наверх, а Джим, ты же знаешь, обязательно спросит об этом».
Вас как водой окатит. Вы собирались поговорить с людьми Каллахана еще вчера, но так и не выдалась свободная минутка. «Подожди секундочку, – взмолитесь вы, хватаясь за трубку телефона. – Может, мне удастся связаться с ними сейчас».
После того как рабочий день закончится, вы поспешите в магазин за продуктами, а оттуда – домой, где вас ждут не дождутся дети и няня. Но попадете в пробку – вечерний час пик! И тут-то вспомните, что забыли купить молоко. А уже и так опаздываете. Да еще все светофоры, похоже, сговорились против вас – повернуть обратно нет никакой возможности. Почему же ваш мозг не напомнил вам о молоке, когда вы находились в молочном отделе и брали с полки йогурт?!
Во всех трех случаях причина одна: ваш мозг не годится на роль перечня дел.
Ученые доходчиво объясняют, как на практике функционирует наш мозг. Реальность такова: чем меньше информации вы будете сохранять в уме одновременно, тем лучше. Как только вы попробуете удержать в голове целую кучу идей, память начнет подводить вас. Верите вы или нет, но оптимальное число идей, которые можно хранить в уме одновременно, варьируется от трех до четырех – но никак не семь, десять или двадцать.
Что это означает для сверхзанятых людей XXI века? Выводы однозначны. Во-первых, нужно посчитать весь набор проектов, над которыми вы трудитесь в офисе, в том числе отдельные хоть и небольшие, но важные задачи, связанные с каждым из них. Затем к ним следует добавить все срочные и не очень вопросы, которые предстоит обсудить с массой коллег, сотрудников, менеджеров, клиентов, поставщиков и прочих заинтересованных в вашей работе лиц. Ко всему этому необходимо приплюсовать еще множество всякой всячины, требующей времени и внимания (обязательства по отношению к членам семьи, дружеские встречи и общественные мероприятия, рутинные операции, связанные с личными финансами, хлопоты по домашнему хозяйству, планирование отпусков и каникул). А сверху «накинуть» все то, что вам, возможно, просто хочется сохранить в памяти, потому что оно обогащает вашу жизнь: статью, которую посоветовал почитать друг, с нетерпением ожидаемое телешоу, художественную выставку, вызвавшую шквал восторженных откликов… Сложите все перечисленное вместе, и станет предельно ясно, почему не стоит полагаться на естественные функции своего мозга. Каждый из нас пытается удержать в уме бесконечные перечни первооочередных дел, тем самым перегружая свою память. Что-что, три или четыре идеи? А три или четыре сотни не пробовали?!
Итак, что можно сделать в такой ситуации? Как улучшить функционирование мозга и повысить продуктивность, чтобы перестать чувствовать себя настолько перегруженным? Решение проблемы начинается с пересмотра вашего списка дел.
Создайте свой генеральный TASK-перечень[21]
Я почти уверена, что вы уже подумали: «Так у меня есть перечень дел. Зачем мне его переделывать? К чему эта лишняя работа, если я хочу упростить себе жизнь, а не увеличивать нагрузку!».
