5.1. Критические замечания
Высказывание критических замечаний требует определенного такта как от человека, который их произносит, так и от того, кому они предназначены. Высказывая критические замечания, важно помнить, что лучше делать это наедине, а не в присутствии других людей, при этом не забывая о правильной последовательности действий: сначала следует отметить положительные стороны, затем высказать критические замечания и, наконец, выразить надежду на то, что подобная ситуация не повторится.
Отвечая на критическое замечание, не оправдывайтесь. Если обвинение справедливо – не отрицайте своей вины. Извинитесь, спокойно объясните ситуацию и как можно быстрее предложите конструктивное решение проблемы.
5.2. Комплименты
Удачный комплимент надолго создает человеку хорошее настроение, но удачный комплимент сделать не так-то просто. К примеру, не следует говорить женщине: «Вы сегодня хорошо выглядите», т. к. в банальном комплименте есть даже что-то обидное (тем более, что слово «сегодня» сильно ограничивает ее привлекательность), поэтому разбудите свою фантазию и скажите слова, которые выразят ваше искреннее восхищение собеседником. Тем не менее для «тренировки» предлагаю вам запомнить и как можно чаще использовать несколько универсальных комплиментов, уместных в т. ч. в деловой обстановке, когда принято говорить комплименты, касающиеся только профессиональных способностей человека.
Примеры нейтральных комплиментов:
1. «Вы – настоящий профессионал!»
2. «С вами приятно иметь дело!»
3. «Общаясь с вами, можно многому научиться!»
4. «У вас энциклопедическая память!»
5. «Какая у вас красивая речь! Слушать вас – одно удовольствие!»
6. «Верно говорят, у вас действительно «золотые» руки!»
Вне сферы делового общения комплименты могут касаться и личных качеств собеседника, и его способностей, и внешности.
На комплимент обязательно следует ответить. При этом ответ должен быть сдержанным. Скажите, к примеру: «Большое спасибо. Мне приятно, что вы заметили».
Если работал не один человек, а комплимент адресован ему, важно сказать, что успех – не только его заслуга, и назвать тех, кто помогал в работе.
Отвечая на комплимент, желательно улыбнуться.
Никогда не оправдывайтесь, принимая комплимент.
6. Общение по телефону
6.1. Принципы телефонного общения и основные части телефонного контакта
Главными принципами телефонного общения являются:
– вежливость,
– информативность,
– краткость.
В общем виде телефонный контакт состоит из нескольких частей:
Часть 1. Подготовка к звонку.
Часть 2. Представление.
Часть 3. Введение собеседника в курс дела, информирование о цели звонка.
Часть 4. Обсуждение существа вопроса.
Часть 5. (дополнительная). Назначение места и времени встречи.
Часть 6. Прощание.
Часть 7. Анализ разговора по телефону.
6.2. Основные правила телефонного этикета и правила эффективного разговора по телефону
Умение правильно и корректно говорить по телефону имеет очень важное значение как в личном, так и в деловом общении, т. к. вызывает позитивную реакцию собеседника и формирует положительный имидж сотрудника и компании в целом.
Специфика этого общения заключается в том, что собеседники не видят друг друга (а основную информацию о человеке мы получаем через визуальный контакт), поэтому первое впечатление, созданное голосом, играет определяющую роль.
Во время телефонного общения важно говорить просто, ёмко, и внятно, четко представляя себе цель телефонного разговора. Кроме того, контролировать правильность речи, т. е. сочетание верного тона, артикуляции, произношения, громкости и точного подбора слов. Помните, что на голос человека влияет поза и положение головы – сутулость и наклон головы тормозят дыхание и снижают качество голоса, а с прямой осанкой и поднятой головой голос крепнет и звучит уверенно.
6.3. Общие рекомендации по телефонному этикету
1. По телефону не рекомендуется звонить после 10 часов вечера и до 8 часов утра, если не было особой договоренности.
