И последнее: помните, что следовать всем этим советам стоит и в том случае, когда вы сами кого-нибудь прерываете. Объявите человеку, сколько времени требуется, сразу расскажите, почему его прервали, и ясно поставьте рамки времени для выполнения задания, если это возможно. А потом дайте человеку вернуться к работе. Если потребуется занять человека больше, чем на несколько минут, пришлите ему просьбу о встрече с несколькими пунктами предполагаемого обсуждения. Попросите коллегу выделить вам немного времени, когда он освободится. Если будете говорить по делу и кратко, то, когда в следующий раз направитесь к сотрудникам, у них не возникнет желания прятаться!
Глава 8
Как со всем этим справиться
Реализация тайм-менеджмента Организация — это то, что надо делать, прежде чем что-то сделать, чтобы, когда ты это делаешь, все это не перепуталось.
Алан Александр Милн
Теперь, когда вы выбрали, какие достижения успеха дадут вам значительные результаты, и поняли идею о расстановке приоритетов и соответственном планировании, а также о своевременном выполнении обязанностей, начинайте обдумывать, как же со всем этим справиться.
Помните, когда вы учились в школе, для каждого предмета была отдельная тетрадь? На уроке математики вы доставали тетрадь по математике. И точно знали, что это она, потому что на обложке было написано «Математика», и ваши записи с прошлого урока — вот они! Мы помечали цветами все: красный — для математики, голубой — для физики, желтый — для истории и т. д. В этом был смысл школьной системы: выбрать, где и что записывать в этом году, чтобы можно было легко отыскать, когда понадобится. Какими мы тогда были умными, правда? Большинство из нас лучше организовывали свою информацию в 11 лет, чем сейчас. В настоящее время многие оказываются в такой ситуации:
«Где твои записи с совещания, которое было на прошлой неделе?»
«О-о-о… м-м-м… они были в желтом блокноте… Я еще там дерево в уголке пририсовал. Ищи дерево».
Хороша система поиска? (Ваши школьные учителя были бы разочарованы.)
Организованность всего-навсего делает вещи проще — проще их найти, запомнить и управлять ими. Это также экономит время. Тайм-менеджмент весь состоит из организации и систематизации ваших информационных ресурсов, о чем вы и узнаете в этой главе.
Организация ваших информационных ресурсов
Чтобы контролировать свои обязанности и время, нужно получить контроль над собственными информационными ресурсами. Они включают:
• Список дел (задания).
• Календарь (планы).
• Контакты.
• Заметки.
Если удастся держать эти ресурсы в порядке и под контролем, вы сможете:
• Сдерживать обещания, данные другим людям.
• Помнить обо всех запланированных делах и выполнять их (включая задания для достижения успеха).
• Продолжать с клиентами и коллегами обсуждения с того места, где закончили.
• Организовывать свою информацию так, чтобы легко к ней обратиться и сэкономить время на поиск важной информации.
Некоторые испытывают трудности с такими вещами на протяжении всей жизни. Их дела и контакты записаны повсюду — на стикерах, салфетках или на оборотах бизнес-карточек (рис. 8.1).
Рис. 8.1
Если у вас нет системы для управления этими вещами, вы, скорее всего, будете полагаться на привычные разлетающиеся бумажки или стикеры, призванные напоминать о важных поручениях или информации. У вас может быть несколько разных календарей с пересекающимися планами. Вы, скорее всего, не знаете, как найти информацию, на запись которой когда-то потратили время. Тип стратегии «надеюсь, я это не потеряю», скорее всего, выльется в стресс, ведь вы неизбежно все-таки потеряете или забудете что-то и в итоге не сдержите какое-то обещание. Имея систему, которая организует и упрощает обращение с вашими информационными ресурсами, вы сохраните время и нервы. Она также поможет в тайм-менеджменте, и следующие подглавы покажут, как именно это происходит.
