1. Контроль
В течение рабочей смены начальник склада осуществляет контроль за выполнением поставленных задач лично, посещая рабочие места подчинённых, а так же посредством телефонной связи.
Начальник склада отвечает за разработку и актуализацию «Правил работы с клиентами», где отражаются временные стандарты выполнения операций и порядок подачи клиентами заявок на их выполнение. «Правила работы с клиентами» согласовываются с коммерческим директором и утверждаются директором компании.
Начальник склада контролирует соблюдение временных стандартов выполнения ППР, проверяя первичные документы, заполняемые кладовщиками («карточка операции») и сверяя данные с реальным временем завершения операции и ежедневно докладывает директору компании о всех случаях грубых нарушений сроков проведения операций (посредством электронной почты, в свободной форме в 17–00 при передаче плана на следующий день).
2. Управление инцидентами
Инциденты подразделяются на:
● Поломка оборудования
● Грубое нарушение технологии
● Воровство или пропажа материальных ценностей
● Претензии клиентов
● Другое событие, приведшее к существенным дополнительным затратам
Начальник склада при появлении любого инцидента выполняет следующие действия:
1. Немедленно ставит в известность директора и коммерческого директора (если инцидент приводит к существенным нарушениям стандартов работы, к ущербу или дополнительным затратам).
2. Регистрирует данный случай в реестре инцидентов и заполняет бланк «Инцидент» в электронном виде.
3. Проводит служебного расследование.
4. По возможности определяет причины и виновников, если виновников определить не удалось, то их определяет директор компании.
5. Выясняет размер ущерба для компании
6. Вырабатывает пути выхода из ситуации по возможности минимизируя издержки компании.
7. Разрабатывает мероприятия по недопущению подобных случаев впредь (если это связано с работой сотрудников склада). Если же это связано с работой сотрудников отдела по работе с клиентами, то мероприятия разрабатывает начальник этого отдела.
8. Определяет меру наказания виновных лиц и порядок его реализации (если это связано с работой сотрудников склада). Если же это связано с работой сотрудников отдела по работе с клиентами, то мероприятия разрабатывает начальник этого отдела.
9. Готовит приказ по компании о мероприятиях, мерах наказания виновных лиц в связи с каждым инцидентом (вместо приказа допускается оформлять бумажный экземпляр бланка «Инцидент», утверждает его у директора, передаёт его секретарю.
10. Контролирует выполнение запланированных мероприятий
3. Подведение итогов работы склада за сутки
Ежедневно, вечером начальник склада проверяет выполнение поставленных перед персоналом задач.
До 10–00 утра начальник склада формирует отчёт по работам склада за прошлый день, проверяет правильность и полноту внесения информации и анализирует его, оценивая эффективность работы персонала склада.
