Кому: Джейми
Копия: Томасо
От: Киёми
Тема: Встреча на следующей неделе
Джейми,
Прежде всего хочу сказать, что рад познакомиться. С нетерпением жду нашей встречи на следующей неделе и надеюсь, что ты введешь меня в курс дела. Пожалуйста, посмотри вместе со своей командой вложенный файл и проверь, правильны ли данные по Бразилии и Аргентине. Мне нужен твой ответ до конца следующей недели.
Спасибо,
Киёми
Многие, получив такое письмо, быстро его просматривают и оставляют в ящике вместе с другими письмами, чтобы вернуться к нему позже.
Задержитесь на минутку и подумайте, можно ли разбить содержимое этого письма на категории основной четверки. Какие категории представляет содержащаяся в письме информация?
• Событие: Джейми надо запланировать собрание команды для изучения данных по Бразилии и Аргентине.
• Задача: Джейми необходимо проанализировать цифры до встречи с командой.
• Контакт: поскольку Джейми раньше не работал с Киёми, ему необходимо сохранить его контактную информацию.
• Заметка/документ: Джейми необходимо сохранить вложенный документ для последующего изучения.
После определения каждого элемента основной четверки сразу же поместите его на свое место и удалите письмо из почтового ящика. Базовое правило – открывать письмо только один раз. Вот как это делается.
Прежде всего добавьте событие в свой календарь. Если вы используете программы типа Outlook, Google или IBM Notes, то они позволяют сделать это очень просто. Во многих случаях назначить встречу и внести ее в свой и чужие календари можно одним щелчком мыши. Чаще всего сообщения и даже вложенные файлы превращаются в события. Это облегчает удаление их из почтового ящика.
Далее Джейми нужно проанализировать цифры до встречи с командой. Это задача и ее можно перетащить в перечень главных задач или воспользоваться меню. В большинстве случаев вы можете назначить дату начала и/или срок исполнения задачи и присвоить ей приоритет.
При создании задачи мы настоятельно рекомендуем ставить в начало названия глагол действия. Как правило, перечни задач длинные, и пока доберешься до названия «Цифры по Бразилии», необходимое действие может вылететь из головы. Глагол конкретизирует задачу: «Проанализировать цифры по Бразилии/Аргентине».
Следующий шаг – сохранить контактную информацию Киёми. Мы не раз встречали людей, которые вручную копируют и вставляют новые контакты, когда в системе наверняка существует меню, позволяющее мгновенно заполнить несколько полей и превратить отправителя в контакт. Какой бы подход вы ни выбрали, поместите контактную информацию в отведенное для нее место в системе.
Наконец, необходимо сохранить документы в разделе «Заметки/документы», чтобы получать к ним доступ при необходимости. (Мы покажем вам более эффективные способы выполнения этой операции, когда дойдем до базового приема 3 «создать ссылку».)
Теперь, когда мы разложили исходную информацию на составляющие и распределили их в основной четверке, можно спокойно удалить электронное письмо!
Поскольку вы осознанно подходите к разложению исходной информации на составляющие, ничто не пропадает. Все находится на своем месте и легко доступно в нужный момент. Это помогает привести в порядок почтовый ящик и обрести душевное спокойствие. Это позволяет заниматься важными, но не срочными делами из квадрата 2. Кроме того, при появлении горящего дела из квадрата 1 с ним легче справиться, когда все упорядочено.
Порядок в почтовом ящике помогает навести порядок и в голове. Ничто не успокаивает больше, чем сокращение количества писем в ящике и уверенность в том, что все лежит на своем месте.
Не впадайте, однако, в другую крайность. Не попадайте в квадраты 3 и 4 по той причине, что переводите в основную четверку все подряд. Не занимайтесь обработкой электронного письма просто для того, чтобы избавиться от него. Руководствуйтесь правилом пяти секунд – если можно быстро принять решение или ответить на вопрос, то сделайте это тут же, особенно когда выделено время на очистку почтового ящика. Подходите к процессу осознанно, чтобы не застрять на чем-нибудь. Если вопрос требует больше времени, определите его в основную четверку, чтобы заняться им позже.
Поскольку этот базовый прием помогает организовывать важную информацию, при планировании дел из квадрата 2 на неделю и на день сразу видно, что надо делать. У нас есть полный перечень главных задач, в ежедневнике записаны ключевые дела, известно, где находятся важные контакты, заметки и документы. В итоге появляется возможность принимать взвешенные и точные решения и сконцентрировать внимание на больших камнях.
Первые два базовых приема дополняют друг друга и буквально изменяют жизнь. Один из наших клиентов рассказал следующее:
Неожиданные для меня возможности почтового ящика и ежедневника были настолько поразительными, что я потратил всю пятницу на организацию информации. Количество писем сократилось у меня с 19 000 до нуля! Я создал правила, папки и подпапки. Организованность сделала меня просто счастливым, я и не подозревал, какой стресс мог создавать почтовый ящик.
Вот еще один рассказ:
Очистить почтовый ящик от 7500 электронных писем было непросто, но через две недели после вашего вебинара в моем ящике находилось всего одно письмо, и даже это, на мой взгляд, слишком много! У меня раньше такого не было. Как в кошмарном сне вспоминаю то, что было раньше.
Поняв возможности этих первых базовых приемов, вы заставите почтовый ящик работать на себя. Отметим, если вы пользуетесь такими программами, как Outlook, Google или IBM Notes, то в них уже предусмотрена интеграция электронной почты с календарями и перечнями задач, облегчающая применение второго базового приема.
Оптимизация подхода
Овладев базовым приемом 2 «разложить на составляющие», вы можете предлагать другим присылать вам письма в такой форме, чтобы к ним удобно было применять процесс разложения на составляющие, например:
• Если кто-то спрашивает, сможете ли вы со своим финансовым партнером встретиться с ним завтра в 10:00, то вы можете предложить прислать вам письмо с деталями встречи или с приглашением, чтобы облегчить включение информации в ежедневник.
• Если кто-то за ланчем просит вас оценить исследовательский отчет и вы соглашаетесь сделать это, то предложите прислать вам письмо с вложенными документами, чтобы создать задачу.
Набив руку в применении этого приема, вы будете смотреть на каждый элемент входящей информации как на составную часть основной четверки. Независимо от того, какой техникой вы пользуетесь, естественной реакцией на любую информацию будет разложение на составляющие, например:
