Наверняка у вас бывают дни, когда все дается вам легко и вы успеваете сделать больше, чем в любой другой день. И точно так же есть дни, когда вы все делаете в соответствии с намеченным, но просто не в состоянии сосредоточиться или довести начатое до конца. Это один из самых странных аспектов продуктивности и еще одна причина, почему продуктивность бывает так трудно поймать: неизбежно случаются дни, когда вы вроде бы все делаете правильно, но все же у вас недостаточно энергии или концентрации, и сделать работу хорошо не удается.
Быстрый выигрыш в продуктивности: прямо сейчас зайдите в Outlook, iCal, Google Calendar или любой другой календарь, которым вы пользуетесь, и на несколько недель зарезервируйте интервалы времени, когда наступает ваш биологический пик. Убедитесь, что вы установили напоминания за 30 и 15 минут до начала биологического пика, и используйте их как сигнал, что пора приступать к серьезной работе над одной из самых важных и самых ударных задач.
Режим дня, который в свое время у меня установился (он остается неизменным до сих пор) позволяет мне медитировать, отключаться от интернета, работать обдуманно и планомерно, заниматься спортом, высыпаться и успевать отдохнуть после работы. И все равно иногда звезды выстраиваются таким образом, что в один день я успеваю написать тысячи слов и прочитать сотни страниц, тогда как в другие дни могу сидеть часами, уставившись в пустой экран, не будучи в состоянии сосредоточиться на чем-либо.
Конечно, важно знать, когда наступает ваш биологический пик, но в то же время уровни энергии и концентрации зачастую колеблются из-за непредвиденных обстоятельств. Например, ваш коллега забежал в Starbucks выпить кофе, а заодно прихватил кофе для вас, или вы получили продвижение по службе и всю вторую половину дня испытывали небывалый подъем. Или вас пригласили во время обеденного перерыва отметить день рождения кого-то из коллег, и ваша работоспособность до конца дня потерпела полный крах. Независимо от причин уровень энергии и концентрации не может быть полностью предсказуемым.
Вчера я до мелочей распланировал свой день, но когда пришло время закончить работу, то обнаружил, что меня посетило вдохновение и работа идет как по маслу – в данном случае речь шла о написании очередной главы этой книги.
В те дни, когда, по моим ощущениям, моя работоспособность выше или ниже средней, я обычно отмечаю против запланированных на этот день трех основных задач, сколько энергии (по шкале от 1 до 10) потребует каждая из них. Так легче обеспечить соответствие количества энергии и внимания, которые у меня есть на данный момент, характеру задачи.
Я не хотел останавливаться и продолжал работать. У меня в этот момент оказалось больше сил, чем я ожидал, поэтому я решил продолжить работу над этой главой допоздна, лечь спать поздно и подольше поспать утром. Если вы чувствуете, что работа ладится, у вас масса сил и никаких проблем с концентрацией, то почему бы не поработать немного дольше, даже если уже 22:00, при условии, что вы можете изменять свой рабочий график.
Или, допустим, на часах 22:00, а сил и способности концентрироваться у вас не осталось. Скорее всего, в данном случае лучше отправиться спать пораньше, а работу продолжить в первой половине следующего дня, когда к вам вернется работоспособность. Это всего лишь здравый смысл, но, к сожалению, в наших действиях мы далеко не всегда ему следуем. Осознанное отношение к процессу работы является ключевым фактором. Абсолютно необходимо отдавать себе отчет в том, что происходит в данный момент с уровнем энергии, – только так можно научиться разумно расходовать свою энергию в течение дня. (Если вы чувствуете, что состояние полной осознанности в буддистском смысле вам все еще не дается, не волнуйтесь: я посвятил целый раздел теме осознанности и продуктивности).
Как правило, я стараюсь управлять временем как можно меньше, и, поскольку я стараюсь брать на себя как можно меньше обязательств, это позволяет мне в течение дня вносить коррективы в планы и работать над наиболее перспективными задачами именно в тот момент, когда ощущается прилив энергии, а задачи с более низкой отдачей оставлять на то время, когда количество энергии снижается.
Со временем я обнаружил, что, хотя в большинстве случаев биологические пики наступают в привычное время дня, бывают многочисленные исключения. В те дни, когда привычная последовательность приливов и отливов энергии нарушается, я корректирую свои планы, чтобы уровень энергии в данный момент соответствовал решаемой задаче, что позволяет в такие дни достигать более значительных результатов.
Управление временем становится актуальным только после того, как вы определите, каких целей хотите достичь и какими ресурсами энергии и концентрации вы располагаете в течение дня.
В течение дня колеблется не только ваш уровень энергии, но и способность концентрировать внимание. Мой опыт говорит о том, что способность сосредоточиться испытывает взлеты и падения одновременно с уровнем энергии. В течение дня, как правило, бывают периоды, когда в офисе находится меньше людей, чем обычно, или когда временно снижается количество встреч и телефонных звонков. Следует учитывать, как такие обстоятельства накладываются на вашу способность концентрироваться в разное время, особенно если у вас эта способность в течение дня сильно колеблется. То же самое нужно принимать во внимание, если у вас дома есть дети или вы заняты в проектах, над которыми, кроме вас, работает команда сотрудников.
Когда структурированность превращается в недостаток
В моем проекте продуктивности я сам определял, сколько часов работать каждую неделю и как структурировать рабочий день. В отличие от более регламентированных видов занятости, подразумевающих работу с девяти до пяти, у меня была полная свобода планирования. Но мне хотелось самому разобраться, позитивное или негативное воздействие на продуктивность оказывает более жесткая регламентация рабочего времени.
Как и при определении оптимального количества рабочих часов в неделю, вполне возможно подобрать идеальный баланс между структурированным и неструктурированным временем. Такой баланс подразумевает достаточно структурированности, чтобы направлять вас к наиболее продуктивным видам деятельности. Но структурированность не должна быть чрезмерной: в противном случае теряется гибкость и возникает ощущение зарегламентированности.
По словам Пола Грэма, соучредителя венчурной компании Y Combinator, у людей в экономике знаний существует два типа организации рабочего времени: график «создателя» и график «менеджера». Как пишет Пол в своем блоге, «рабочий график менеджера – это график начальника. Его воплощением является ежедневник, в котором каждый день разделен на периоды по одному часу. Если необходимо, можно на одну задачу зарезервировать несколько часов, но по умолчанию единицей планирования является один час». График менеджера в основном состоит из совещаний, встреч, звонков и электронной почты. Но если вы создатель, то все обстоит ровно наоборот: ваши рабочие дни естественным образом оказываются гораздо менее структурированными – вам ведь не надо управлять людьми или проектами.
