Хотя все в этой книге применимо к документам любого типа, некоторые из них имеют особенности, требующие дополнительного внимания. Множество книг и веб-сайтов помогут вам написать лучшее резюме на вакансию, резюме для руководства, заявку на финансирование исследовательского проекта и т. д., и мне не хочется повторять эти советы или говорить о том, что и так очевидно.
Поэтому в этой главе мы рассмотрим самые распространенные документы. Хотя некоторые советы можно найти и в других источниках, надеюсь, кое-какие рекомендации вы прочитаете впервые.
• заявки на гранты.
Эффективные электронные письма
Подавляющее большинство документов, которые вы пишете, – это электронные письма. Однако многие люди прилагают лишь минимум стараний, чтобы написать их, по сравнению с остальными документами. В итоге содержание электронных писем (смысл и тон) правильно интерпретируется не более чем в 50 % случаев.
Одно только осознание этого факта избавит вас от серьезных проблем. Я предлагаю также 11 важнейших[18] рекомендаций по составлению эффективных электронных писем.
1. Тема письма должна быть информативной. Людям, получающим огромное количество писем в день, приходится группировать их по степени важности. Помогите им в этом, указав тему своего письма. Если написать «Срочно» в теме письма, это будет бесполезно, потому что каждый считает свое послание срочным. Пусть адресат сам расставляет приоритеты. Кроме того, к электронным письмам часто возвращаются позже, чтобы ответить на них или вспомнить содержащуюся в них информацию. Тема письма поможет в поисках.
2. В письме должна отражаться одна основная мысль. Также убедитесь в том, что в письме излагается только одна просьба. Адресат, скорее всего, пробежит письмо глазами и сможет запомнить только одну тему. Если эта тема выражена четко и связана она с одним определенным действием, то оно будет выполнено с большей вероятностью. Это перекликается с первым пунктом: если в теме письма отмечена одна мысль, а в самом письме – три, две другие улетучатся, как только адресат закроет письмо.
3. Напомните контекст. Не думайте, что адресат вспомнит все детали писем, которые он посылал вам. При необходимости прикрепите его сообщения или отрывки из них. Как минимум, напишите развернутое объяснение своего ответа.
4. Электронное письмо – это документ. Все правила, приведенные в этой книге, применимы к электронным письмам, а также к более формальным документам. Воспользуйтесь формулой «Реакция читателя = Результат», следуйте правилам форматирования и отредактируйте письмо, по крайней мере, один раз.
5. Не пишите так, как говорите. Возможно, это покажется вам странным, учитывая предыдущие главы. Однако практически во всех случаях передачи неверной информации по электронной почте виноваты люди, которые пишут точно так же, как говорят. Причина – в тоне. В личных и телефонных беседах значительная часть информации передается через тон голоса. В электронных письмах этот элемент отсутствует, что может привести к непониманию. Приведем пример:
«Я бы выбрал Дейва или, может, даже Стива. Последний, кого бы я выбрал, – это Крис».
Это значит, что он выбрал бы троих человек или двух первых, даже не подумав о третьем? В разговоре интонация помогла бы разъяснить этот вопрос (попробуйте сами). Всегда напоминайте себе, что единственный источник информации для читателя – слова. Так что помните о том, что…
6. Ваш тон будет неверно интерпретирован. В повседневных электронных письмах, текстовых сообщениях и смс мы часто используем смайлики,[19] чтобы выразить те или иные эмоции. В деловой переписке мы не располагаем такой роскошью, поэтому приходится очень аккуратно подбирать слова, чтобы адресат понял вашу мысль. Перечитывая свое письмо, обращайте внимание на те места, которые имеют неоднозначный смысл. Можете быть уверены, что читатель поймет их совсем не так, как вы задумывали. Перепишите, чтобы слова четко выражали ваши мысли. Предыдущий пример можно переписать так:
