Также можно получить пять звонков от человека, у которого накапливаются разные задания. Это тоже очень удобно: вместо того чтобы пять раз поговорить с ним о какой-то мелочи, мы через полчаса имеем компактный списочек из пяти дел, которые он уже разложил в правильном порядке по срочности, описал и приготовил.
Если коллега стучится в дверь и заглядывает в кабинет, можно посмотреть, сколько осталось работать, и вежливо сказать: «Я к тебе подойду (я тебе позвоню/напишу) через 15 минут». Он наверняка вежливо кивнет в ответ и исчезнет. Чтобы это случалось реже, в больших фирмах существуют таск-менеджеры. Ими полезно пользоваться, и не менее полезно приучать к тому же самому коллег. В такие таск-менеджеры можно кратко вписать задание, после чего исполнителю автоматически приходит сообщение о том, что забот прибавилось. Такая форма обмена заданиями приучает к тому, чтобы коротко и ясно формулировать задачи в несколько строк. Вписывая задание в чей-то план, сотрудник сразу видит очередь, в которую «становится». Если перед ним у человека уже вписано 50 планов, можно себе представить, когда ждать от него результатов. Также можно выставить для задачи очень высокий приоритет. Но иногда именно в таких программах становится видно, что срочных дел у человека на сегодня уже пять, соответственно, он в них тонет. И лучше передать эту работу другому, если она действительно такая срочная.
Таким образом, взгляд в список чьих-то задач отменяет множество диалогов. Сотруднику не нужно объяснять, как он занят, почему не может отреагировать моментально и что у него еще на повестке дня. Все это про него написано в интернете! Все, кто пользуется такими системами, экономят много времени себе и другим.
Во времена, когда у меня не было на работе таск-менеджера, я коротко описывала свои планы на записках и прикрепляла их на доску над столом. Когда кто-то приходил с новым заданием, указывала ему на эту доску, и многое сразу становилось ясно.
Главное — не бояться просить людей подождать, отстать, перезвонить через 15 минут, не отвлекать еще полчаса. Или просто не реагировать какое-то время, спокойно занимаясь своими делами. Не нужно бояться, что кто-то вас осудит, ведь вы заняты самым святым делом — вы самоотверженно работаете, у вас план.
Глава 17
Еще раз об итогах
Вся история началась с учета времени, ею и закончится. Я начинала с хронометража, чтобы что-то узнать о себе и своих возможностях. Это было очень познавательно, я увидела свои границы, избавилась от иллюзий. Где-то переоценила свои силы, где-то недооценила возможности. О некоторых задачах я имела только очень расплывчатое представление, пока не умножила все шаги на часы, минуты и дни. И ведь часто я даже не подозревала, насколько расплывчаты мои представления.
Я начала записывать, сколько времени ушло на дела, чтобы получить какое-то представление о том, на что уходит моя жизнь. Когда я осознала, сколько у меня свободного времени и сколько вещей я могла бы успеть, я начала составлять планы и работать по ним. Все эти придумывания стратегий и попытки разложить все по полочкам заняли около четырех лет. В это время я с переменным успехом пробовала на себе разные методы и рецепты.
В какой-то момент я стала счастливой обладательницей тетради, в которой были расписаны все сложные фазы жизни. Во время отпуска я не планирую ничего. Но у меня есть много месяцев в году, когда я следую нескольким планам и пытаюсь успеть все, что связано с работой, не запустив при этом хозяйство, здоровье и милые сердцу проекты.
Посмотрев на все это, я вдруг поняла, что вести хронометраж и дальше совсем нетрудно. Я все равно все время смотрю на часы и записываю большую часть важных дел. Все рабочие дела расписаны на отрезки по 45 и 15 минут, там нечего считать. Я слежу за тем, чтобы тратить на эти планы именно отведенное время, и просто проставляю галочки возле выполненных задач. Если они спонтанно меняются местами, я это тоже записываю. После всего у меня остается еще восемьдесят важных дел в день, которые я тоже отрабатываю по списку. Нужно всего одно небольшое усилие, чтобы не только поставить рядом с выполненной задачей галочку, но и за писать сколько на все ушло времени. Для этого нужно просто лишний раз посмотреть на часы.
В конце дня я подвожу краткие итоги дня, буквально в одну строчку. Все дела уже охвачены, я только делю их на очень общие категории и записываю рядом время. Пример можно увидеть на следующей странице.
Я очень давно расчертила себе такой лист и распечатываю его в начале каждого месяца, потом каждый день заполняю. Он живет в моей тетради, одновременно исполняя роль закладки. В конце месяца я подвожу итоги. Многие думают, что само подведение итогов — убийство драгоценного времени. Я так не считаю. На то, чтобы подвести итоги в конце дня, мне нужно в среднем три минуты. В конце месяца — 15–20 минут. После этого я получаю что-то вроде следующего списка:
Зачем это нужно? Большей частью — чтобы удовлетворить любопытство. Очень интересно увидеть, что работа над книгой, вопреки ожиданиям заняла более 700 часов, а статью не удается написать быстрее, чем за четыре часа. Какие-то простенькие сайты «сожрали» четыре рабочих дня, хотя я всего лишь придумывала для них дизайн. При этом на дизайн ушел день, а на то, чтобы придумать пару изюминок, которые оживят весь проект, — все оставшееся время.
За годы экспериментов со временем я узнала много интересных мелочей. Оказывается, можно сварить суп за 15 минут! Три минуты, которые будущий ужин проводит в микроволновке, — это куча времени. За это время можно заварить две кружки чая с лимоном и сахаром, нарезать салат из огурца, помидора и моцареллы и отнести на стол кучу посуды, приборов и салфеток. Я не могу собраться на вечеринку за час, но могу подготовиться к пятидневному воркшопу со студентами за 20 минут. Я не могу рисовать красками более четырех часов, даже если очень надо: кончаются все силы и мотивация. И не могу писать тексты более двух часов в день: теряется концентрация, и я перестаю видеть ошибки. Зато я могу заниматься версткой 18 часов в день, не вылезать из бассейна или спортзала четыре часа. Я могу спать десять-двенадцать часов в сутки и при этом нарисовать ровно 50 иллюстраций за месяц!
Такие точные знания о своих возможностях иногда позволяют мне взять совсем головокружительный заказ и выполнить его точно в срок. Например, начать с чистого листа и закончить через три недели журнал в 140 страниц. Сделать сайт с 20 разделами на трех языках за два месяца. Писать параллельно три книги, готовиться к выставке и при этом делать десять иллюстраций в месяц. Провернуть большой фотопроект параллельно с ремонтом.
