Созвоны на удаленке могут стать таким же бедствием, как и постоянные встречи с коллегами в офисе. Если у вас в компании любят проводить совещания по поводу и без, то, вероятнее всего, и на удаленке вы начнете существенную часть времени тратить на звонки. Понятно, что сервисные отделы, аккаунты и продажи, вероятнее всего, будут сидеть на телефоне бóльшую часть своего рабочего времени. Но для команд разработки ПО и создания контента большое количество созвонов может сильно повлиять на продуктивность.
Как правило, определить, нужен созвон или нет, можно, письменно сформулировав его повестку. Во-первых, пробежавшись по пунктам глазами, вы сможете понять, можно ли заменить созвон электронным письмом без потери качества решений проблем. Во-вторых, если созвона все же не избежать, вы сможете предоставить повестку коллегам, чтобы они подготовились к созвону – тогда он займет меньше времени, а после будет проще составить протокол.
Если на созвоне присутствует больше необходимого минимума людей, все начинают терять время
Для общения с большим количеством сотрудников, например целой дирекцией или всем офисом, гораздо удобнее формат вебинаров, когда всем, кроме пары человек, доносящих информацию или отвечающих на вопросы, доступен только текстовый ввод. Информацию о повестке лучше разослать заранее в виде текста.
Исключением являются созвоны для поддержания ритма, о которых было сказано в разделе «Рабочие процессы». Такие созвоны должны проводить непосредственные руководители небольших групп в 5–10 человек, где каждому из участников отведено не более двух минут на то, чтобы коротко поделиться с коллегами статусами и планами на день/неделю.
Используйте созвоны для обсуждения творческих и спорных вопросов. Ранее мы уже говорили, что созвоны по возможности лучше заменять перепиской, чтобы не выбивать коллег из колеи собственных задач. Обсуждение творческих и спорных вопросов относится к тем случаям, когда созвона не избежать. В случае с обсуждением творческих решений созвон уменьшает задержку между сообщениями и позволяет участникам лучше погрузиться в поток обмена идеями. Обсуждение спорных вопросов позволяет участникам созвона лучше считывать эмоции и интонации друг друга, что минимизирует недопонимание. Тут лучше даже задействовать видеосвязь, чтобы люди могли смотреть друг другу в глаза. Напомню, что после каждого созвона нужно подвести итог в виде задачи, документа или письма всем участникам.
Не назначайте созвоны на «сейчас». Я уже писал об этом в главе, предназначенной для специалистов, но для менеджеров особенно важно проявлять уважение к планам своих сотрудников. Требовать от них быть на созвоне «через 10 минут» можно только в случае крайней необходимости для бизнеса и, желательно, по заранее сформулированной договоренности насчет политики созвонов. В крайнем случае вы можете назначить время для внепланового созвона за час до него. За это время вы сможете лучше подготовиться. Только стоит понимать, что кто-то из сотрудников все равно не сможет на нем присутствовать – часа может оказаться мало, чтобы отменить или перенести какие-то дела.
Если вы инициируете созвон, всегда будьте готовы к нему. В идеале к каждому созвону у вас должен быть регламент с перечислением всех вопросов, по которым вы собираетесь пройтись. Если это созвон один на один и вы хотите задать простой вопрос, то напишите его и отправьте принимающей стороне, чтобы человек смог подготовить более взвешенный и продуманный ответ. Регламент позволит вам не только не терять нить дискуссии, но и быстрее подготовить протокол после созвона.
Не стоит пугаться страшных слов «регламент» и «протокол». Это всего лишь два документа в свободной форме: первый про то, о чем будем говорить. Второй – про то, о чем поговорили и что решили. Часто это – просто два абзаца и короткий список. Но готовить эти документы нужно, иначе вы рискуете потратить время впустую, обсуждая не то, что планировали.
База знаний
За время работы компании постепенно вырабатываются оптимальные для нее алгоритмы действий, формулируются правила выполнения тех или иных процедур, по итогам задач остаются важные для дальнейших процессов комментарии. Все это нужно где-то хранить, чтобы в нужный момент иметь к таким данным удобный доступ. Лучше всего, если в качестве такого хранилища будет выступать база знаний с возможностью разметки текста и использованием гипертекстовых ссылок. Такой формат называется «вики». Самая известная вики в мире – это «Википедия». По вики можно легко находить ответы на вопросы по регламентам компании, разбираться в ее инструментах и методологиях, а также использовать как шпаргалку для новых сотрудников.[9]
