Приведу два примера целей.
• Наша цель состоит в том, чтобы создать одноминутный рекламный ролик, призывающий делать пожертвования в фонд WXYZ, и запустить его на местных телеканалах к 5 июня 2016 года.
• Наша цель состоит в том, чтобы собрать в фонд пожертвований от местных телезрителей $600 000 к 18 сентября 2016 года.
Характер цели
Обратите внимание, что эти примеры целей не говорят о том, как они будут достигнуты. Я считаю цель заявкой на то, что должно быть достигнуто в результате. Вопрос, «как» этого достичь, относится к сфере решения конкретных проблем, и я предпочитаю оставлять ее открытой, чтобы обсудить пути решения проблем позже. Если заявление о целях того или иного проекта включает в себя также решение сопутствующих проблем, это может «загнать» команду в тот метод работы, который не является для проекта лучшим.
Оценка рисков проекта
Определив цели проекта, можно приступать к разработке планов по их достижению. К сожалению, иногда даже самые лучшие планы не срабатывают. Одним из важных средств безопасности в управлении проектами является заблаговременная оценка тех рисков, которые могут его погубить. Это делают в отношении важнейших целей проекта и других составных частей его плана.
Простейший способ проанализировать риски проекта – задать вопрос «Что может пойти не так?» или «Что может помешать нам достичь стоящих перед проектом целей?». Сначала нужно перечислить все возможные риски, а затем выстраивать планы по их преодолению. Риски, связанные с проектом, можно рассмотреть следующим образом: разделите страницу большого перекидного блокнота пополам и попросите членов команды провести мозговой штурм по рискам, результаты которого вы записываете на левой стороне страницы; затем перейдите на правую сторону и запишите меры, с помощью которых планируете управлять рисками в том случае, если они возникнут. В табл. 5.1 приведен пример анализа рисков по выездной фотографической сессии.
Целесообразно оценивать возможность возникновения в проектах рисков по следующим параметрам:
В расписании проекта
В его бюджете
В качестве проекта
В удовлетворенности заказчика
Таблица 5.1. Пример анализа рисков по проекту
Такой анализ рисков поможет вам избежать некоторые из них. Если же риск наступает, у вас по крайней мере имеется резервный план. Неожиданно возникающие риски способны сбросить проект в «штопор».
Я уже отмечал, но не могу не повторить: старайтесь идентифицировать не каждый возможный риск, а только наиболее вероятные. Это следует отдельно разъяснить тем членам команды, которые имеют особую склонность к анализу или часто занимают позицию отрицания. Анализ рисков несет в себе позитивный заряд – вы как бы спрашиваете: «Если произойдет то-то и то-то, что мы будем с этим делать?» Вы же не провоцируете людей кричать: «Это будет ужас!»
В главе 6 я приведу подробные данные об инструментах и методиках управления рисками в проектах.
Резюме
• Как вы сформулируете проблему, так и будете ее решать.
• Проблема – это разрыв между тем, где вы находитесь в данную минуту, и тем, где хотите сейчас быть. Препятствия затрудняют достижение цели. Они нужны, чтобы существовала проблема.
• Видение – это то, как должен выглядеть конечный результат. Оно определяет то, что мы представляем себе выполненным.
• Миссия состоит в том, чтобы достичь видения. Она отвечает на два вопроса: «Что мы собираемся делать?» и «Для кого мы собираемся это делать?»
• Цели должны быть SMART: конкретными, измеримыми, достижимыми, реальными и определенными по времени (сокращение от соответствующих английских слов: specific, measurable, attainable, realistic, time limited).
Упражнение
Выберите проект, который хотели бы или, возможно, только что начали осуществлять. Постарайтесь ответить на следующие вопросы как можно полнее. Если вы хотите посоветоваться, пожалуйста. Помните, что люди, которым предстоит выполнять какой-то план, должны участвовать в его подготовке.
1. Чего вы хотите достичь этим проектом? Какую потребность вашего заказчика или клиента он удовлетворяет? Кто конкретно реально воспользуется конечным результатом(-ами) проекта? (То есть кто является вашим настоящим заказчиком или клиентом?)
2. Письменно сформулируйте проблему на основе ваших ответов на первый вопрос. Каков разрыв между тем, где вы находитесь в данный момент, и тем, где хотите сейчас находиться?
3. Сформулируйте и запишите миссию проекта, ответив на два основных вопроса: «Что мы собираемся делать?» и «Для кого мы собираемся это делать?».
Поговорите об этом с заказчиком. Не показывайте ему то, что вы написали. Получаете ли вы от него подтверждение своим мыслям, задавая вопросы, подразумевающие свободные ответы? Если нет, вам, вероятно, следует пересмотреть то, что вы написали.
Ответы на вопросы
Глава 6. Планирование управления рисками и коммуникациями проекта
В главе 1 отмечалось, что управление рисками – это процесс систематической идентификации, анализа и реагирования на риски, связанные с проектом. Ключевым словом здесь является систематический, поскольку многие руководители проектов пытаются работать с рисками без соблюдения соответствующих норм и формальностей, не уделяя планированию этой работы достаточно внимания, а то и вовсе игнорируя его. Это верный способ призвать на свою голову неудачу, если не катастрофу. Нормальный комплексный план по рискам проекта позволяет руководителю занимать активную позицию, если что-то пойдет не так. Без этого плана ему придется реагировать на те или иные сбои в проекте по ходу дела, а это самый дорогой из возможных сценариев. Системность придает работе порядок и эффективность. В конце главы 5 уже были сжато изложены важнейшие пункты работы по противодействию рискам проекта. Здесь эта тема раскрыта более подробно.
Определение управления рисками проекта
Управление рисками проекта начинается на самом раннем этапе его жизненного цикла. Должно быть выработано ясное понимание возможных рисков. Источники рисков практически бесчисленны, что только подчеркивает необходимость хорошо продуманного и детального плана работы с ними. Типичные примеры – уход из команды ключевого участника, погодные катаклизмы, сбои в работе техники и плохое обеспечение ресурсами.
