Порядок управленческого собрания
1. Вводный раунд. Всем участникам по очереди дается возможность разобраться с отвлекающими факторами и настроиться на собрание.
2. Организационные моменты. Быстро оговариваются такие вопросы, как продолжительность собрания и планируемые перерывы, если таковые предполагаются.
3. Формирование повестки дня. Участники предлагают пункты повестки дня, формулируя каждый одним словом или словосочетанием. Каждый пункт отражает точку напряжения, которую нужно проработать. Фасилитатор составляет общий список.
4. Проработка каждого пункта повестки дня путем интегративного процесса принятия решений.
5. Заключительный раунд. Когда повестка дня выполнена или когда приближается время планируемого завершения собрания, фасилитатор дает каждому участнику возможность высказать заключительные соображения.
Вводный раунд
Собрание начинается с вводного раунда. Всем участникам круга предлагается кратко высказаться, отметив, что в этот момент занимает его внимание. Смысл в том, чтобы все сосредоточились, осознав такие отвлекающие факторы, как навязчивые мысли, физический дискомфорт или эмоциональное состояние. Этот этап также дает вашим товарищам по команде некий контекст, так что, если вы вдруг ведете себя не так, как обычно, они представляют, чем это объясняется.
В этом раунде можно говорить практически о чем угодно. Кто-то не очень хорошо себя чувствует. Ваша коллега, исполняющая роль «техническая поддержка», утром отвезла собаку на обследование к ветеринару и волнуется о ней. Исполнитель роли «конструкция гаджетов» не может отвлечься от мысли о том, что завтра сдавать проект, и хотел бы, чтобы собрание прошло быстрее. У остальных все хорошо, или их не беспокоит что-то конкретно. Вы не обязаны делиться личными подробностями, однако осознать и высказать, что у вас на душе, чрезвычайно полезно для того, чтобы все сосредоточились на текущем моменте.
Вводный раунд – это не время для дискуссий на свободную тему. Более того, задача фасилитатора – оберегать эту «святая святых» и не допускать возражений или какой бы то ни было реакции. Это бывает непросто. Нужно бороться с инстинктивным желанием выразить сочувствие или предложить совет; сейчас для этого не время. Благодаря этому правилу участники чувствуют себя в эмоциональной безопасности и могут раскрыться, зная, что никто не будет их критиковать или вторгаться в их частную жизнь. По завершении вводного раунда команда будет более сосредоточена, настроена на собрание и готова перейти к следующему этапу процесса.
Организационные моменты
Фасилитатор очень кратко высказывается о любых параметрах самого собрания. Например, на собрание отведено всего полтора часа, и одному из участников круга нужно уйти раньше. Этот этап должен быть кратким и чисто организационным; здесь больше ничего не должно обсуждаться.
Формирование повестки дня
Теперь пора сформировать повестку дня для собрания. Она не задается заранее, а импровизируется. Любой участник круга может предложить пункт для повестки дня, чтобы проработать свою точку напряжения и тем самым скорректировать управленческий процесс для всего круга. Однако на этапе формирования повестки дня не нужно объяснять свои точки напряжения. Для повестки дня нужно только краткое, в одно-два слова, обозначение проблемы, все остальное фасилитатор будет пресекать. Например, лид-линк круга «маркетинг» называет точку напряжения, касающуюся информационной рассылки по электронной почте: сайт компании, на который ссылаются письма, часто не содержит актуальной информации о новых гаджетах. Но здесь «маркетинг» не должен объяснять все подробности. Все, что от нее требуется, – это добавить в повестку дня обозначение для этого напряжения, допустим, «обновление сайта» или что-то подобное.
Вы как исполнитель роли «продажа гаджетов» испытываете напряжение по поводу стоимости гаджетов компании, которая, по отзывам потребителей, чрезмерно высока. Вы предлагаете включить в повестку дня пункт «отпускная цена гаджетов».
Когда все желаемые пункты добавлены в повестку дня, фасилитатор подводит группу к последовательной их проработке посредством «интегративного процесса принятия решений».
Интегративный процесс принятия решений
Внесение предложения
Кто выступает: только автор предложения, если он не обращается за помощью.
Автор предложения имеет возможность описать точку напряжения и высказать предложение по ее урегулированию, без всякой дискуссии. По желанию автор предложения может попросить путем общего обсуждения помочь ему сформулировать предложение – но это не означает поиска консенсуса или интеграции.
Уточняющие вопросы
Кто выступает: любой желающий задает вопрос, автор предложения отвечает; при необходимости повторить.
Любой может задать уточняющий вопрос, чтобы лучше понять ситуацию или получить дополнительную информацию. Автор предложения может ответить на вопрос или сказать: «Это не относится к сути предложения». Высказывать реакцию и вступать в диалог не разрешается.
Раунд реакций
Кто выступает: все по очереди, кроме автора предложения.
Каждый имеет возможность отреагировать на предложение по своему усмотрению. Отзывы должны быть в первом или третьем лице, без перехода на личности. Дискуссия или ответы автора предложения не допускаются.
Корректировка и разъяснение
Кто выступает: только автор предложения.
Автор предложения по желанию более подробно разъясняет свое предложение или корректирует его на основе отзывов либо предлагает продолжить собрание. Дискуссия не допускается.
Этап возражений
Кто выступает: все, включая автора предложения, по очереди.
Фасилитатор спрашивает: «Есть ли у вас основания заключить, что принятие этого предложения принесет нам вред или отбросит назад?» («возражения»). Возражения высказываются, проверяются и фиксируются без дискуссий; если возражений не появляется, предложение принимается.
Интеграция
Кто выступает: в основном автор предложения и автор возражения, другие могут участвовать.
Сосредоточьтесь на каждом возражении по очереди. Задача в том, чтобы сформулировать скорректированное предложение, которое не будет вызывать такого возражения, но тем не менее урегулирует напряжение автора предложения. Когда возражение интегрировано, собрание снова переходит к этапу возражений с новым предложением.
Вы как исполнитель роли «продажа гаджетов» предложили в повестку дня пункт «отпускная цена гаджетов», и теперь пришло время его обработать. Прежде всего вы представляете свое предложение и, если хотите, рассказываете о точке напряжения, которая его вызвала. Если у вас не сформулировано предложение, вы можете рассказать о точке напряжения и пригласить коллег к открытой дискуссии, чтобы помочь вам сформулировать предложение. В нашем сценарии вы уже составили себе представление, как урегулировать ваше напряжение: «Я предлагаю снизить отпускную цену на гаджет базовой модели на 50%». В качестве объяснения вы излагаете свое напряжение: «Я постоянно слышу от покупателей жалобы на слишком высокую цену. Базовый гаджет призван помогать нам продавать более сложные гаджеты, а если он из-за слишком высокой цены не привлекает новых покупателей, то он не выполняет свою функцию». Секретарь дословно записывает ваше предложение, чтобы все могли его видеть.
