Эффективный менеджер с самого начала встречи ставит конкретную цель, которой необходимо достичь, и вклад, который каждый должен внести. И в конце встречи он всегда возвращается к поставленной цели и сопоставляет конечный результат с первоначальными намерениями.
Способность хорошо и убедительно говорить на встречах с небольшими группами людей может оказать не просто большое, а огромное влияние на вашу жизнь и карьеру. В бизнесе люди непрерывно оценивают вас. Осознанно или нет, они постоянно пересматривают свое мнение о вас и меняют его в ту или иную сторону – мнение о вашей личности, компетентности, способностях и степени, до которой вам можно доверять. По этой причине вам следует воспринимать деловые встречи как важные для карьеры события. Вы не можете себе позволить пустить общение с двумя или более коллегами на самотек, особенно с учетом того, что 50 процентов времени, затрачиваемого на менеджмент, проходит на разного рода заседаниях и собраниях. При этом, по мнению большинства людей, из-за плохой организации и слабого планирования половина времени в ходе совещаний тратится впустую.
Как говорит Питер Друкер[13]: «Встреча – важнейший инструмент руководителя». Руководителем он называет каждого, кто несет ответственность за результат. Исходя из этого определения, буквально каждый человек может считаться руководителем, в том числе и вы.
Встречи с небольшими группами людей имеют большое значение
Многие ваши презентации и выступления будут проходить перед малочисленными группами людей, а то и перед одним или двумя представителями какой-нибудь компании. К таким встречам тоже нужно готовиться. Необходимо планировать их не менее тщательно, чем выступления перед огромной аудиторией. Каждая такая встреча может в корне изменить ход и направление развития вашей карьеры.
Несколько лет назад мне довелось руководить тренингом по вопросам стратегического планирования в крупной компании. На семинар слетелись руководители ее подразделений со всех уголков страны. В ходе занятий группка менеджеров из головного офиса демонстрировала явную незаинтересованность в обсуждении данной темы. Но были среди присутствующих и двое представителей небольших подразделений компании из глубинки, которые явно хорошо подготовились к мероприятию и принимали активное участие в дискуссиях по каждому выносимому на обсуждение вопросу.
В одном из перерывов мы с президентом компании заговорили об успехах слушателей семинара, и он спросил меня: «Вы заметили, сколько хороших идей эти двое выдвинули во время занятий?» Для всех было очевидно, что два руководителя из провинции были лучше подготовлены к встрече и принимали в ней более активное участие, чем все остальные. На президента компании это явно произвело впечатление.
Примерно через месяц на деловой страничке местной газеты я заметил небольшое объявление, в котором сообщалось, что в компании назначены два новых вице-президента. Ими стали как раз те региональные руководители. Кстати, несколько лет спустя один из них вырос до должности президента компании с оборотом в несколько миллиардов долларов. Его активное участие в работе семинара еще молодым менеджером не осталось незамеченным и отразилось на всей его карьере.
А еще через несколько месяцев компания объявила о «досрочном выходе на пенсию» топ-менеджеров из головного офиса, которые во время того семинара сидели молча со скучающим видом. На том их карьера в компании и завершилась.
Тщательно подготовьтесь
Эффективность встречи начинается с тщательной подготовки к ней. Ваша готовность, как, впрочем, и неготовность, мгновенно становится очевидной для всех присутствующих.
Если вы собираетесь вести встречу, отнеситесь к ее планированию не менее внимательно. Подготовьте повестку дня. Выберите людей, которых хотите пригласить, и сообщите им, какого вклада в работу собрания вы от них ожидаете. Организуйте мероприятие так, как будто оно – очень важная часть вашей деловой жизни, потому что так и есть.
Если вы всего лишь участник собрания, спланируйте свою работу в нем. Узнайте, в чем цель встречи, и подумайте, какой вклад вы можете внести в ее достижение. Многие люди, присутствующие на деловых мероприятиях, просто тихо сидят и ждут, когда все кончится. К сожалению, принято считать: если человек ничего не говорит, значит, ему и сказать нечего. Вряд ли вы захотите произвести подобное впечатление.
Выберите подходящее место
Доберитесь до места проведения встречи заранее, чтобы иметь возможность выбрать себе хорошую позицию. Если собрание организуете вы сами, сядьте спиной к стене и лицом к входу, чтобы держать помещение в поле зрения и замечать, кто входит и выходит. Когда я лично провожу встречи, особенно важные, я заранее продумываю, кого куда лучше усадить. Таким образом я себе гарантирую, что самые важные люди займут лучшие места.
Если мероприятие организует кто-то другой, выберите место, откуда вы сможете видеть двери в зал и при этом будете сидеть или по диагонали от ведущего, или прямо напротив него. Если вы не знаете, кто и где располагается, спросите у организатора, какое место он вам посоветует занять. Но и в этом случае у вас останется возможность, хоть и ограниченная, занять выгодное для себя местечко. Не стесняйтесь ею воспользоваться: спросите, можно ли сесть в приглянувшемся вам кресле или поменяться местами с кем-либо из присутствующих. Постарайтесь сесть спиной к стене или в таком месте, откуда вы сможете поддерживать зрительный контакт с самым важным человеком на этом собрании. Место немаловажно. Порой и от него зависит, сумеете ли вы внести весомый вклад в общее дело и сможете ли быть достаточно убедительными.
Будьте пунктуальны
Начинайте вовремя. Примите, что те, кто опаздывает, не придут, и начинайте. Поблагодарите присутствующих за то, что они пришли, и сообщите им, по какой причине вы собрались. Объявите всем повестку дня и порядок проведения собрания. Скажите о длительности встречи, чтобы все знали, к которому часу она закончится.
Типы встреч
Деловые встречи можно поделить на четыре типа в зависимости от цели их проведения.
1. Решение проблемы. Цель такого типа встреч – обсудить проблему и согласовать решение.
2. Донесение информации до сведения участников. Мероприятия подобного рода проводятся с целью поделиться с коллегами некой новой информацией или полученными сведениями и удостовериться, что все в курсе произошедших перемен и своих задач.
