Ознакомительная версия. Доступно 6 страниц из 30
● Кто выберет место, займется организацией и будет координировать работу в процессе?
● Требуется ли аудиовизуальное оборудование? Если да, кто будет за него отвечать?
● Кто ваше контактное лицо на месте? Можно ли оформлять поставки на этого человека?
● Будут ли проводиться презентации во время обеда или ужина? Если да, знает ли об этом ответственный за кейтеринг?
● В какое время должны приехать сотрудники? Нужен ли подробный маршрут? Будет ли организовано питание по приезде? Есть ли вегетарианское меню?
26
Совещание как взгляд со стороны
Есть мнение, особенно популярное среди тех, кто на первое место ставит продуктивность: «Лучше сперва выстрелить, а потом уже целиться». Но это не так. Если потратить немного времени на анализ проблемы, впоследствии удастся избежать разочарования и сэкономить силы. Короткие совещания по сути вопроса – отличная возможность сделать все как нужно с первого раза. Вот как организовать собрание, нацеленное на решение проблем.
Найдите настоящую причину проблемы
То, о чем вы собрались говорить, – настоящая проблема или только симптом проблемы? Работа с симптомами – правильный промежуточный шаг, но если не добраться до самой сути того, что вызывает сложности, то в будущем потребуется приложить гораздо больше усилий. Лучше всего спросить себя и коллег: «Почему проблема есть?» Продолжайте задавать себе этот вопрос, пока не доберетесь до главной причины.
К примеру, изначально проблема была сформулирована так: «Качество ответов на входящие звонки упало». В ходе обсуждения и анализа может выясниться, что сотрудникам требуется обучение по работе с новой телефонной системой. Возможно, окажется, что сотрудников невозможно надолго отвлечь от работы на телефоне и поэтому они не успевают толком пройти обучение!
Придумайте возможные решения
Прибегните к методу мозгового штурма: придумайте максимальное количество решений. Некоторые идеи покажутся безумными и неисполнимыми, но послужат источником вдохновения, чтобы справиться с проблемой. Например, если причина в том, что сотрудники не могут покинуть рабочие места и пройти обучение, среди вариантов найдутся следующие решения:
● Разработать более короткую программу обучения, которую получится встроить в текущий график.
● Разбить программу продолжительностью четыре часа на четыре модуля по часу.
● Заплатить сотрудникам за прохождение обучения в нерабочие часы.
● Перевести очное обучение в онлайн-формат с материалами для изучения дома.
Выберите жизнеспособное решение
Перечислив несколько возможных решений, вы поймете, какие из них получится реализовать на практике. Но не стоит сразу же переходить к активным действиям. Для начала проанализируйте:
● краткосрочные последствия решения;
● долгосрочные последствия решения;
● относительные издержки решения;
● доступность необходимых ресурсов;
● готовность и поддержку руководства;
● риск новых проблем.
Проанализируйте силовое поле
Если вы планируете что-либо изменить (в личной жизни или на работе, кардинально или нет), анализ силового поля позволит сэкономить время и убережет от реализации нежизнеспособного плана. Анализ состоит из четырех шагов, которые помогут объективно оценить препятствия и опоры на пути к успешному решению. Чтобы изменение прижилось, движущие силы (те, что ему способствуют) должны быть больше, чем сдерживающие (те, что препятствуют).
● Запишите конкретное изменение или решение на бумаге и разделите лист на три колонки так, чтоб цель была по центру.
● Слева перечислите все силы, которые сдерживают изменение или отдаляют от него.
● Справа перечислите все силы, которые способствуют изменению или приближают его.
● Используйте шкалу от 1 до 10 (1 = слабое, 10 = мощное), чтобы оценить относительное влияние каждой из сил. Сделайте это для обеих колонок.
Например, вы хотите нанять специалиста по интернет-маркетингу на полную ставку, чтобы он занялся поисковой оптимизацией сайта вашего малого бизнеса. Лист может выглядеть так:
Из анализа следует, что решение нанять сотрудника, скорее всего, будет правильным: движущие силы перевешивают сдерживающие на два балла. Если бы сложилась обратная ситуация и сдерживающие силы перевесили, шансов на успешное изменение было бы куда меньше.
27
Используйте время на конференциях с умом
На конференциях можно отдохнуть, узнать что-то новое и установить контакты с людьми из вашей сферы. Но если такие мероприятия подготовлены неграмотно, они могут быть также бессмысленной потерей времени и нести убытки для компании. Ведь сотрудники в таких случаях отвлекаются от текущей работы. Чтобы извлечь максимум из отраслевых конференций, подготовьтесь к ним заранее, используйте время на мероприятии с умом и продумайте, что будете делать после него.
Перед конференцией
Заблаговременно ознакомьтесь с программой
Не стоит принимать решение в последнюю минуту за чашкой кофе с круассаном, завтракая перед конференцией. Заранее прочитайте программу мероприятия и темы докладов. Просмотрите сайты докладчиков, выслушайте советы коллег и продумайте наиболее удачный план проведения.
Чтобы получить максимум за свои деньги, при выборе докладов и потоков опирайтесь на следующее:
● Можно ли применить на практике то, что заявлено в теме доклада?
● Расширяет ли это ваши текущие знания и набор навыков?
● Заставляет ли это выйти из зоны комфорта и научиться чему-то новому или сложному?
Ознакомительная версия. Доступно 6 страниц из 30
