В управлении проектами одна из самых больших проблем – присвоение задаче статуса завершенной. Крайне важно определить критерии того, когда задача выполнена, для каждой задачи. И всегда уточняйте способы доставки продукта и способы оплаты. На этом этапе зачастую возникает непонимание – Agile заостряет на этом внимание отдельно.
Единственный способ сделать все верно – советоваться с заказчиком или бизнес-представителем; это еще одна крайне здравая идея, лежащая в основе Agile. Простой пример можно привести из области розничных продаж. Когда вы заказываете новую посудомоечную машину в магазине, включает ли это доставку и установку? Предполагается ли самовывоз, или, наоборот, сделка включает в себя все, даже быструю демонстрацию основных функций? Когда местный водопроводчик приходит к вам с предложением сделать ванную вашей мечты, входит ли в это определение облицовка стен плиткой?
Никогда не перемещайте задачу в колонку «Сделано» преждевременно. Почти сделано, на 99 % сделано – это еще не завершено. Не спешите, даже если продемонстрировать прогресс кажется необходимым.
Больше чем просто доска
Когда начальный формат канбан-доски определен, первый и, практически, важнейший аспект, который должен быть определен, – будет ли это физическая доска или цифровой вариант. И то и другое имеет свои плюсы и минусы. Доступ к виртуальной доске может быть осуществлен отовсюду – не нужно ничего, кроме смартфона или планшета. Но, по нашему мнению, главная характеристика доски – это то, что она в центре внимания, в этом плане физическую доску ничто не заменит.
Качественная и заметная доска притягивает взгляд, как камин в гостиной. Спустя некоторое время она станет центром действий команды. Задачи планируются, перемещаются и определяются на доске. Кроме того, физической доской заинтересуются и другие – руководству очень понравится наглядность доски и возможность отслеживать ход работ напрямую, не через среднее руководящее звено и не по еженедельным отчетам, так что ожидайте визита директора в течение недели.
Для начала достаточно будет старой доброй пробковой доски, ручек, бумаги для заметок и кнопок; или белой доски и стикеров. Можно даже попробовать найти лучшее применение вон той доске объявлений, на которой полтора года висит всеми забытый и совершенно неразборчивый график. Трех или четырех колонок будет достаточно, но помните, что вам может понадобиться еще пространство.
Блистательный пример
Как сделать идеальную канбан-доску:
• Приобретите два рулона разноцветных обоев 3 × 1 метр, набор из 50 разноцветных карточек 12 × 8 сантиметров и 6 маркеров.
• Выберите центральную стену, которая хорошо видна всем сотрудникам из любой части офиса. Важно, чтобы на стене было два-три метра свободного пространства и перед ней было достаточно места, чтобы там могло стоять несколько человек.
• Приклейте две полосы обоев параллельно полу одну над другой.
• Разбейте получившееся пространство 6 × 2 на четыре колонки, используя хорошо заметные цветные полосы.
• Прикрепите карточку над каждой колонкой: «Идеи», «Сделать», «В процессе» и «Сделанное».
• Оставьте достаточно места для расширения доски; вам может понадобиться изменить количество колонок, чтобы отобразить этапы рабочего процесса.
• Запишите задачи на карточки и прикрепите их на колонки «Идеи» или «Сделать».
• Переместите карточки в колонке «Сделать», пока они не окажутся в нужной последовательности.
• Готово!
Поместите вашу доску в приметное место, а не туда, где коллеги бывают редко. Доска скоро станет центром для действий команды, поэтому убедитесь, что около нее осталось достаточно места для тех, кто будет к ней подходить. Вне всяких сомнений, реальная доска понравится всем.
Будьте решительны: мы во всеуслышание заявляем, что переходим на Agile.
Дешевые и высокотехнологичные альтернативы
Несмотря на то что мы отдаем предпочтение старомодным физическим доскам, бывают ситуации, когда цифровые варианты предпочтительнее или даже являются единственным вариантом. Когда члены вашей команды постоянно в разъездах или работают в разных городах, технологичный вариант становится более привлекательным.
Но прежде чем отказаться от реальной доски, подумайте дважды – особенно если это ваш первый опыт в Agile. Цифровая доска более функциональна, но менее заметна, поэтому многие выгоды от ее использования будут утеряны. Не переходите на цифровую версию только потому, что некоторые члены вашей команды любят иногда поработать дома; обдумайте все лишний раз, чтобы в конечном счете вместе с грязной водой не выплеснуть и ребенка.
Если цифровая доска – единственно возможное решение, рассмотрите вариант совмещения ее с реально существующей доской на стене, продублированной в электронной форме. Проблемы с синхронизацией двух разных вариантов будут с лихвой компенсированы преимуществами реальной доски. Но даже если и это не вариант, можно отыскать несколько программ для создания доски с хорошим функционалом. Некоторые из них бесплатны, а у других есть пробный период, так что их можно протестировать, прежде чем покупать.
