• данные участников: полное имя, характеристика (функции, должность), организация, подразделение, к которому принадлежит каждый участник;
• подробные записи о розданных поручениях. В определенных случаях информационная система организации разрабатывает для этого специальный компьютеризированный шаблон.
Глава 13. Совещания по внедрению: поле для игры / совещательная среда
Помещение, в котором проводятся совещания по решению проблем, следует организовать таким образом, чтобы создать обучающую среду — пространство, в котором все присутствующие беспрепятственно могут видеть друг друга и легко поддерживать ход диалога. Иные правила применяются при проведении совещания по внедрению.
Если при проведении совещания по решению проблем стулья расставляются подковой, чтобы каждый присутствующий мог видеть лица всех остальных, то на совещании по внедрению участники рассаживаются вдоль стола, во главе которого сидит председательствующий.
Разница заключается в том, что если на совещании по решению проблем информация идет по восходящей, «снизу вверх», то на совещании по внедрению спускается «сверху вниз». Таким образом, обстановка помещения напоминает организацию зала заседаний, классной комнаты или аудитории. Председатель занимает место лицом к помещению, во главе стола или же на подиуме так, чтобы с каждым из присутствующих у него был контакт глазами. Плюс ко всему, поскольку предполагается, что люди будут вести записи, желательно иметь столы. При проведении совещания по решению проблем столы как раз нежелательны.
Использование разной планировки помещения может стать визуальной подсказкой участникам, на какое совещание их собрали. Если столы отсутствуют, то они будут знать, что проводится совещание по решению проблем и от них ожидается помощь руководству в поиске хороших решений. Однако же, если столы расставлены в формате зала заседаний, значит, это совещание по внедрению, и ожидается, что они будут вести записи, а затем предпринимать требуемые действия и добросовестно исполнять данные инструкции.
Изучим различные варианты организации помещений и оценим, для какого мероприятия они подходят более — для совещания по решению проблем или для совещания по внедрению.
Это помещение представляет собой стандартную комнату, формирующую среду для проведения совещания по решению проблем. Однако заметьте, что если впереди, вне «подковы», поставить единственное кресло, как это показано на схеме, то ведущий сразу оказывается сидящим во главе стола либо на подиуме, и теперь уже помещение готово для проведения совещания по внедрению.
Это комната слушаний сената, которая, хоть и имеет форму «подковы», все же спланирована так, чтобы создать среду для проведения совещаний по внедрению. Это можно заметить и по тому, как используются столы: будучи расположенными на переднем плане, они оказываются в самом фокусе восприятия; за ними сидят те, к кому обращены вопросы и от кого ожидаются выступления.
Интересным способом организации помещения для совещания по внедрению является «заседание стоя». Проведение совещаний «на ногах» используется в рамках различных совещательных технологий, например, в Agile[24] (Beck et al. 2001). Такие совещания проводятся стоя (Yip 2011) и тем самым помогают людям сконцентрироваться на вынесенном на рассмотрение вопросе и значительно сокращают длительность самого совещания.
Глава 14. Совещания по внедрению: правила игры / регламент
Правила, устанавливаемые для совещаний по решению проблем, призваны замедлить ход мероприятия, дать каждому присутствующему шанс быть услышанным и тем самым создать обучающую среду. При проведении совещания по внедрению обучающая среда должна гарантировать исключительную эффективность.
