TitanPad ( www.titanpad.com ) – это сервис, созданный на базе открытого кода проекта Google Wave (который был закрыт Google спустя некоторое время). TitanPad имеет несколько уникальных функций, о которых мы сейчас и поговорим.
Во-первых, он позволяет редактировать онлайн, в режиме реального времени. Текст обновляется в редакторе без задержек, что очень удобно.
Во-вторых, TitanPad дает возможность посмотреть «фильм» процесса редактирования. Эта функция очень удобна при обучении редакторов успешного копирайтерского агентства.
В третьих, TitanPad позволяет создавать документы, доступ к которым вы устанавливаете самостоятельно. Таким образом, над документом могут работать только те сотрудники, которым вы дадите соответствующие права.
Как я уже говорил, TitanPad идеален при совместной работе с редактором. Он также является отличным способом контроля выполнения текущей работы. Например, если ваш редактор работает удаленно, установите правило, что всю работу он должен вести именно в TitanPad, в созданном вами документе. Не все редакторы согласятся с такими требованиями, но это же ваше агентство, поэтому лучше настоять сейчас, чем потом кусать локти, когда редактор пришлет текст, который будет невозможно отправить клиенту.
Не используйте TitanPad при работе с клиентом – ему незачем иметь доступ к внутренним процессами работы вашего агентства. Не приоткрывайте завесу тайны над вашей творческой кухней, пусть клиент с благоговением относится к вашей работе.
Управление финансами
Договор как инструмент маркетинга
Начинающему владельцу прибыльного копирайтерского агентства может показаться, что работа с договорами – это вынужденная мера, которая нужна для того, чтобы соблюдать законодательство и в крайнем случае для обращения в суд. Ничего подобного. Договоры – отличный маркетинговый инструмент. В этой главе мы рассмотрим, как его использовать с максимальной пользой для бизнеса.
Вначале давайте всё же отдадим должное исконной функции договора. Он должен упорядочить ваши прекрасные отношения с клиентом. В договоре обязательно должны быть прописаны реквизиты, условия оплаты (100 или 50%-ная предоплата), пени за нарушение сроков и порядок разрешения споров.
Рекомендую сделать единый рамочный шаблон договора на год (это важно) и по мере выполнения работы создавать приложения к договору, в которых будет перечислен список услуг и их стоимость. При таком варианте сотрудничества вам не придется заключать отдельный договор на каждую работу.
Теперь о маркетинге.
Если клиент обращается к вам впервые, то вы предлагаете ему заключить рамочный годовой договор, в котором, как написано выше, нет упоминания конкретных работ и суммы оплаты. Мотивировать клиента можно по-разному, например сказать, что без договора вы берете 100%-ную предоплату услуг, а если договор заключен, то можете работать по 50%-ной предоплате. Большинство серьезных клиентов принимают такие условия.
Теперь представим, что к вам обратился очень интересный клиент, который сделал разовый заказ. Все ваши серии писем и усилия менеджера по продажам не принесут вам второго заказа. Вы перенесли клиента в подписчики и видите, что он не отписался от вашей рассылки и продолжает получать и читать письма.
Когда придет время продлять годовой договор, подготовьте весь комплект документов и напишите специально для этого клиента личное письмо. Распечатайте его на максимально качественной, какой только можете позволить, бумаге. В некоторых случаях такое письмо нужно писать от руки, чтобы показать, что вы цените клиента и относитесь к нему с большим вниманием и уважением. Не используйте фирменный бланк, пишите на чистом листе бумаги. Обязательно подпишите письмо и спросите в постскриптуме разрешения клиента перезвонить ему.
Отправьте письмо курьерской службой. Проследите по номеру квитанции, что документы получены, и спустя один рабочий день позвоните клиенту лично.
Если вы звоните на общий номер, пройти секретарский барьер не составит труда, если вы представитесь директором агентства. Если вы точно знаете, что трубку поднимет секретарь, то срабатывает и такой подход: вы просите менеджера по продажам сделать звонок и после того, как на том конце секретарь поднял трубку, менеджер по продажам говорит, что с директором компании клиента хочет поговорить директор компании агентства, и просит соединить напрямую. Как правило, секретарь с секретарем часто лучше понимают ситуацию и не строят препон.
Звонить лучше рано утром, до начала рабочего дня, или вечером после 19:00. В это время, как правило, директор находится один. Если вам удалось дозвониться, представьтесь, дождитесь узнавания и скажите, что вы звоните, чтобы узнать, что еще вы можете сделать в новом году (договор подписывается на год, помните?) для его компании. Чаще всего разговор практически сразу переходит в деловое русло, и уже через несколько дней вы не только получаете подписанный экземпляр годового договора, но и новый заказ.
Выставление счетов
Пока у вас нет финансового директора, выставлять все счета вы будете самостоятельно. Многие находят это занятие скучным, я же считаю его очень познавательным, так как выставление счетов – лучший способ контролировать денежный оборот в вашем агентстве.
Для выставления счетов и бухгалтерской отчетности я использую сервис «Эльба» ( www.b-kontur.ru ) от компании «Контур», который позволяет мне делать это просто и с удовольствием. У «Эльбы» много функций, в том числе в нее можно загружать данные из интернет-банка, а также готовить платежные поручения для оплаты через интернет-банк.
«Эльба» позволяет всего за несколько кликов подготовить и сдать отчетность в налоговую инспекцию, пенсионный фонд и фонд социального страхования через Интернет. Не экономьте на «Эльбе», если не хотите стать бумажным червем.
Как только вы достигли договоренности с клиентом об оплате, сразу подготовьте и выставьте счет на нужную сумму. «Эльба» позволяет создавать счета уже с подписью и печатью в формате PDF, для этого нужно загрузить в нее сканы своей подписи и печати.
После отправки электронной версии счета по электронной почте распечатайте оригиналы документов в двух экземплярах. Подпишите один счет и два акта. Второй счет оставьте неподписанным – это ваш экземпляр и на нем вы сделаете отметку, когда отправили оригиналы документов клиенту и каким способом (курьером или почтой). В зависимости от требований клиента отправьте ему оригиналы документов немедленно или в конце месяца.
