Самым важным инструментом встречи является визитная карточка — «мейши». В ней указывается название компании, занимаемая должность. Не владея этими важнейшими сведениями, не следует обращаться ни к кому, так как можно совершить непоправимую ошибку, проявив бестактность по отношению к лицу, находящемуся на более высокой иерархической ступени. В древности высокое положение собеседника легко можно было вычислить по внешнему виду (кольчуга, дорогие доспехи), сопровождению (слуги с внушительного вида мечами) и элементарно по тому обстоятельству, что вы находитесь в его замке. В наше время вы едва ли встретите предпринимателя в доспехах, хотя было бы забавно на это посмотреть. Поэтому «мейши» — визитка — это самый главный атрибут современного бизнесмена.
На каждом углу в Японии продаются брошюры-путеводители. Помимо прочей информации в них можно прочитать и правила делового этикета. К примеру, как следует принимать визитку: что-то вроде «наклонитесь вперед на 40 градусов, возьмите визитную карточку обеими руками, внимательно ознакомьтесь с ее содержанием, прежде чем положить в визитницу. Затем, также держа обеими руками, предложите свою визитную карточку собеседнику, заранее убедившись, что подаете ее лицевой стороной, так, чтобы сразу можно было прочитать ее». И конечно же, не забудьте отведать суши и саке — поездка запомнится надолго.
NB
В азиатских странах считается оскорблением писать что-либо на чужой визитке, тем более в присутствии давшего ее человека.
Еще раз напомню о том, что «мейши» является олицетворением человека и организации, которую он представляет. Так что не стоит выхватывать ее из рук собеседника и тут же небрежно совать себе в карман. Посмотрите на нее, скажите комплимент. Вручая свою визитку, также делайте это с уважением к себе и своей организации. И не разбрасывайтесь визитками — вы же не гусей кормите!
Обмен визитками: где и когда?
На бизнес-встречах и официальных мероприятиях смело обменивайтесь визитками с окружающими. Любая встреча при любых обстоятельствах несет в себе много возможностей, любое новое знакомство имеет ценность. Люди знакомятся, налаживают связи на свадьбах, пикниках, да просто в очереди за билетами в кино. Вспомните пример Джона Хантера.
А что в данных ситуациях самое главное? Иметь при себе визитную карточку, чтобы новые знакомые смогли в дальнейшем с вами связаться.
Подтолкните окружающих к обмену визитками
Иногда людей нужно подтолкнуть к обмену визитками. Начав работать в своей организации, я заметил, что за столом многие представлялись только сидящим рядом с ними, иногда они обменивались визитками, иногда — нет. Теперь (уверяю вас, это правда) во время всех наших мероприятий мы говорим всем присутствующим: «У нас есть традиция — обмен визитками между всеми участниками собрания». Каждый присутствующий достает свою визитную карточку, представляется. И когда все участники встречи начинают обмениваться визитками, комната наполняется гулом голосов. Естественно, после этого невозможно вернуть внимание слушающих. Поэтому обычно мы объявляем о нашем ритуале непосредственно перед обедом. Безусловно, эффективность такой встречи повышается в несколько раз.
Имя
Во время диалога необходимо задавать собеседнику вопросы, проявляя заинтересованность и внимание. Но как не потерять интерес к завязавшейся беседе?
NB
Задайте интересный вопрос и дайте собеседнику высказаться. Нет ничего прекраснее внимательного слушателя.
Раскрою вам один секрет. Самое приятное слово, которое люди готовы слушать бесконечно, — это их имя. Почаще называйте собеседника по имени. К тому же так вы наверняка запомните имя нового знакомого, да и окружающим поможете. Ну и опять-таки, как я уже сказал, человеку очень приятно слышать свое имя. Ему льстит, что он вас заинтересовал и вы запомнили, как его зовут.
А теперь коснемся существенного нюанса: человек представился, но вы либо не расслышали его имя, либо не можете его выговорить (что нередко случается с иностранными партнерами). Не стесняйтесь. Попросите собеседника повторить свое имя. К примеру, китайцы сначала называют свою фамилию, затем имена. Обычно их два. Они могут быть разделены дефисом. В странах Западной Европы принято сначала называть свое имя, а потом фамилию.
Вопрос на засыпку
На визитке написано «Lee Tai-Wai David». Как нужно обращаться к этому человеку? Ли? Тай-Вай? Дэвид? Или мистер Тай-Вай? Внимание, правильный ответ: в Азии следует говорить «мистер Ли» (Mr. Lee).
А вот в Америке можно использовать два варианта: «мистер Ли» или просто «Дэвид».
Когда имя вылетело из головы
Каждый из нас хотя бы раз в жизни попадал в такую ситуацию: вы видите человека и знаете, что знакомы с ним, но вот имя… имя просто вылетело из головы. Он приветствует вас, вы болтаете о том о сем, избегая ситуаций, когда надо обращаться к собеседнику по имени, надеясь тем временем, что кто-нибудь другой окликнет его. Но не тут-то было. И ваше беспокойство возрастает с каждой минутой. Что же делать в подобных ситуациях?
Самый простой вариант — честно признаться, что иногда вы страдаете провалами памяти, и спросить собеседника, как его зовут. Лучше сделать это до того, как вы оба окажетесь захвачены диалогом.
Но бывают ситуации посложнее: вы забыли имя человека, при этом он вас прекрасно помнит, и подразумевается, что вы (как же иначе?!) тоже отлично помните его. Едва ли смогу подсказать вам красивый выход из сложившейся ситуации. Тут лучше всего ограничиться парой общих фраз, не втягиваясь в диалог, извиниться и поскорее уносить ноги, пока не пришлось представлять собеседника другим гостям. Возможно, во время приема вы еще вспомните имя этого человека. Или найдете того, кто его знает и даст вам подсказку. Вылетело из головы — с кем не бывает.
Правило трех повторов поможет вам легче запомнить имя нового знакомого. Нужно назвать собеседника по имени как минимум три раза. Сначала повторите имя при знакомстве, а потом еще дважды постарайтесь назвать собеседника по имени во время беседы.
Нужна ваша помощь
Если вы видите, что человек, с которым вы уже встречались раньше, пытается вспомнить ваше имя, помогите ему. Протяните руку для рукопожатия и при этом скажите что-нибудь в таком духе: «О, рад вас видеть. Я — Дарси Резак, мы с вами уже встречались».
NB
Если на прием, целью которого является налаживание новых контактов, вы приходите с супругой или супругом, не обращайтесь друг к другу «милая», «дорогой» и т. п. Люди, не будучи уверены, что правильно запомнили ваше имя или имя вашего спутника, будут теряться в догадках. И в итоге предпочтут общаться с другими гостями.
Бейдж
При проведении бизнес-встреч и общественных мероприятий важную роль играют бейджи. Если вы устраиваете прием, подготовьте бейдж для каждого гостя. К примеру, в нашей организации мы изготавливаем бейдж с фирменным логотипом для каждого сотрудника, а разными цветами бейджей различаем гостей и сотрудников компании. К оформлению бейджа стоит отнестись так же ответственно, как и к оформлению визитной карточки. Имя напечатайте крупным шрифтом, чтобы его легко было прочитать. Если места немного, то фамилию и название организации можно напечатать шрифтом поменьше. Иногда в начале встречи гостям предлагают от руки написать на бейджах свои имена. Некоторые творения напоминают рецепты докторов: без дешифровки не обойдешься.
