Получают сообщения о ходе формирования собственной оценки в департаментах и (или) министерствах. Группе следует также направлять им для замечаний все проекты отчетов.
Руководство по подготовке ежемесячных записок премьер-министру
Что такое ежемесячная записка премьер-министру?
Ежемесячная записка премьер-министру – это краткий отчет о текущем состоянии процесса достижения поставленных им целей, подготовленный руководителем Группы и направляемый премьеру ежемесячно.
Цель ежемесячных записок премьер-министру
Ознакомление премьер-министра с ходом достижения конкретных целей.
• Предоставление премьер-министру сведений о необходимости конкретных мер (или информировать его о принятых мерах).
• Обращение к премьер-министру с просьбой о принятии конкретных решений или рекомендовать необходимые меры.
• Заблаговременное предупреждение премьер-министра о рисках, возникающих в ходе достижения целей, которые можно предотвратить.
• Постановка вопросов, не относящихся к достижению конкретных целей, но способных повлиять на задачи Группы; особенно это касается хода системной реформы (например, этапов контроля за осуществлением реформы).
Основные процедуры
Очевидно, что при первой подготовке записки для согласования освещаемых в ней вопросов и необходимых данных внутри Группы или с департаментом и (или) министерством потребуется более длительная процедура.
Кому направляется записка?
Премьер-министру. Копии направляются:
• министрам секретариата кабинета;
• секретарю аппарата кабинета;
• сотрудникам аппарата премьера, отвечающим за эту сферу деятельности.
Форма и объем записки и освещаемые в ней вопросы
Структура каждой записки учитывает особенности стоящих перед ней задач и отражаемых сведений, но должна состоять из сопроводительного письма руководителя Группы (объем – одна страница) и приложений с подробными данными.
Содержание сопроводительного письма
• Информация о ходе реализации поставленных задач (отставание или опережение).
• Основные меры на предстоящий месяц, который необходимо предпринять Группе, департаменту и (или) министерству или обеим сторонам.
• Максимальное привлечение внимания премьера к необходимости принятия решений, если в таковых есть потребность (в этом случае допустимо превышение объема письма).
Содержание приложений
• На каждую целевую область отводится одна страница.
• Предпочтительнее использование графиков, а не таблиц.
• Готовится департаментом и (или) министерством или самой Группой.
Руководство по проведению совещании по ходу реализации реформ
Что такое совещание по ходу реализации реформ?
Совещание по ходу реализации реформ – это встреча с участием премьер-министра, министров соответствующих ведомств и их заместителей, а также ключевых государственных служащих.
Цели совещания по ходу реализации реформ
Ознакомление премьер-министра с ходом выполнения поставленных задач в приоритетных для него областях.
• Предоставление премьеру возможности выслушать отчеты министров, их заместителей и других должностных лиц о достигнутом в ходе реализации реформ прогрессе.
• Заострить внимание на вопросах, влияющих на реализацию реформ, уточнить понимание смысла поставленных целей и их безотлагательности.
• Принять решения и обеспечить согласование ключевых мер, направленных на ускорение хода реализации реформ.
• Ликвидировать противоречия в совместной работе департаментов, обеспечить поддержку их сотрудничества при решении вопросов, касающихся сразу нескольких департаментов (например, наркомания или предоставление убежища).
• Обеспечить мотивацию работы ведомств по принятию мер для реализации основных целей реформ.
• Поздравить тех, кто успешно добился реализации важных этапов реформ.
• Выработать политические решения (относится к премьер-министру и его аппарату).
Основные процедуры
Кто участвует?
Премьер-министр:
• является председателем совещания;
• выслушивает отчеты департаментов и (или) министерств о ходе реализации реформ;
• поднимает связанные с реализацией реформ проблемы;
• согласовывает политику проведения реформ.
Группа при премьер-министре по обеспечению реализации реформ в сфере государственных услуг:
• руководитель Группы представляет ее на совещании и в некоторых случаях выступает с основной презентацией;
• руководитель секретариата Группы резервирует время в графике премьера, обеспечивает техническую поддержку (подготовку помещения и оборудования); если презентацию делает руководитель Группы, обеспечивает техническую помощь:
• сотрудники Группы принимают активное участие во всех этапах подготовки совещания, в том числе в выборе оптимального времени для его проведения, согласовании с аппаратом премьера и департаментами и (или) министерствами, в определении повестки дня, подготовке информации (совместно с Политическим управлением), составлении протокола и в последующих мероприятий. В большинстве случаев отвечающие за конкретную область сотрудники присутствуют на совещании и иногда готовят протокол.
Политическое управление:
• оказывает влияние на подготовку повестки дня (в том числе на ее содержание), согласовывает состав участников и рассылает приглашения;
• информирует премьера по политическим вопросам, которые должны обсуждаться на совещании (совместно с Группой);
• может устно информировать премьера перед совещанием;
• утверждает и рассылает протокол совещания.
