В 2019 году появилась статистика об организации совещаний, и она весьма неутешительна: Doodle, онлайн-сервис по составлению расписаний, опубликовал результаты исследования. В ходе него были проанализированы 19 млн собраний, на которых присутствовало более 6500 сотрудников из США, Великобритании и Германии.
По данным исследования, только американские компании потеряли $399 млрд из-за того, что плохо организовывали совещания. Среди последствий этого были такие проблемы:
● Сотрудник не успевал закончить текущую работу (44 %).
● Сотрудник уходил с совещания, не понимая, что делать дальше (43 %).
● На совещаниях присутствовали сотрудники, которые не имели никакого отношения к его теме и только мешали (31 %).
Все мы бывали на совещаниях, где хотелось спросить: а стоит ли тратить время на болтовню, если можно сделать что-то более значимое?
Но из-за чего совещания превращаются в пустую трату времени? Обычно это объясняется неудачным планированием, плохим проведением мероприятия и неверными действиями после него. Попробуйте использовать приемы из этой главы, чтобы провести время на совещании с пользой и избежать ошибок, описанных в отчете Doodle.
20
Структурируйте любое совещание
Если хотите мгновенно улучшить организацию совещаний, планируйте их по принципу PAL (purpose – цель, agenda – повестка, limits – ограничения). Этот простой и действенный прием помогает осознанно подойти к совещаниям и не тратить время и силы впустую. Принцип PAL применим даже к самым простым собраниям.
Определите цель совещания
Стивен Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей»[4] пишет, что начинать нужно, представляя конечную цель. Прежде чем проводить мероприятие, потратьте время на то, чтобы в письменном виде сформулировать, чего именно хотите. Подумайте, что должно произойти к концу совещания. Например:
● Члены рабочей группы договорятся о месте проведения и теме новогоднего корпоратива.
● Сотрудники отдела продаж легко смогут обсудить с клиентами наш новый продукт.
● Специалисты финансового отдела решат, где нанять рабочих для ремонта офиса.
Чем точнее сформулирована цель, тем сосредоточеннее собравшиеся будут над ней работать. К тому же станет легче оценить, успешно ли прошло собрание.
Продумайте повестку
Относитесь к повестке как к плану, который поможет провести собрание, не сбиваясь с пути и не отвлекаясь на сторонние вопросы. Так вы дадите понять участникам совещания, чего стоит от него ждать и чего ждут от них. Иногда надо составить повестку совместно с другими сотрудниками. Хорошо проработанная повестка включает в себя следующую информацию:
● цель совещания;
● дата, время начала и окончания;
● место;
● конкретные цели, которых необходимо достичь;
● темы для обсуждения (по порядку);
● информация, которую необходимо знать участникам;
● дополнительная информация (дресс-код, подготовительная работа и т. д.).
Ниже вы можете увидеть, как выглядит грамотно составленное оповещение о собрании:
Придерживайтесь ограничений
Если совещание начинается позже и длится дольше оговоренного времени, это портит планы собравшихся и испытывает их терпение. Назначайте время начала и окончания каждого совещания и строго придерживайтесь назначенного. Если вы и ваши коллеги научитесь серьезно относиться к ограничениям времени, собрания будут проходить продуктивнее.
21
Выработайте правильные привычки по организации совещаний
Компания Microsoft запустила проект «Проблема личной эффективности» (Personal Productivity Challenge). Участие в нем приняло более 38 000 человек из 200 стран. Выяснилось, что в США сотрудники тратят 5,5 часа в неделю на совещания. 71 % из них отмечает, что это непродуктивно.
Один из способов исправить ситуацию – выработать правильные привычки по планированию и проведению совещаний. Воспользуйтесь следующими стратегиями.
Дайте подготовиться
Чтобы совещание имело больше смысла для тех, кто на него придет, дайте им пищу для размышлений или организуйте подготовительную работу. Например, можно попросить сотрудников ознакомиться с информацией по ситуации, придумать решение проблемы или подготовить историю, которая проиллюстрирует тему собрания. Хотя бы разошлите всем приглашенным повестку за день до собрания: это поможет морально подготовиться.
