Список дел, грамотный с цифровой точки зрения, заставляет пользователя концентрироваться только на том, что нужно сделать за сегодняшний день. Есть только один недостаток: если дел слишком много, то список задач быстро обнажает неприятную истину. Когда пользователь заканчивает вносить задачи в список, то дела, требующие неотложного внимания, могут простираться на весь экран – крайне деморализующее зрелище. Некоторые пользователи в отчаянии вновь возвращаются к прежним технологиям – возможно, другие функции или раздельные списки дел помогут справиться с проблемами. Один пользователь написал такое письмо:
Что делать с очень длинными списком дел (150 пунктов и более)? Я пользуюсь [сложной бумажной системой] и думал о ней как о перечне моих дальнейших действий. Поскольку вы защищаете подход «сведения до нуля» применительно к электронной почте и спискам дел, то что бы вы посоветовали? Нужно ли создать другой список в качестве напоминания? Или такие длинные списки – это нормально?
Простой факт состоит в том, что список дел не виноват, если у вас слишком много работы. Списки дел только указывают, что нужно сделать, помогают организовать работу и расставить приоритеты. Если работы слишком много, то эффективный список дел, по крайней мере, сразу прояснит это, и пользователи начнут думать, как реорганизовать работу или даже частично от нее отказаться. Худшее, что может сделать список дел, – затемнить проблему, отвлекая внимание пользователей бесчисленными ненужными функциями и сложностью своего устройства.
Однако пользователи по возможности должны откладывать работу. Если сегодня решить все 150 задач невозможно, нужно отложить их до определенного момента в будущем, когда к ним реально вернуться. Но если сотрудник подозревает, что он вообще не сможет закончить работу и что все 150 задач будут тянуться за ним постоянно, то эту проблему нужно решать вне зависимости от любых систем и программ. Возможно, если поговорить с начальником, то часть дел можно переложить на кого-то другого. Но ни одна система, какой бы сложной и высокотехнологичной она ни была, не может справиться с проблемой, которая возникла не в цифровом мире.
Успех в управлении списками дел легко оценить по количеству элементов ежедневного списка. Подобно оценке количества писем в почтовом ящике оценка количества задач – легкий способ понять, насколько пользователь продвинулся на пути к завершенности. Все обладающие цифровой грамотностью люди должны очищать раз в день почтовый ящик. Так и список дел они должны очищать как минимум раз в неделю. (Ежедневно решать все задачи из списка на день невозможно, тем более что некоторые дела требуют нескольких дней работы.) Разве не прекрасно уходить с работы вечером в пятницу в предвкушении выходных, ощущая завершенность после того, как почтовый ящик и список дел очищены. (Конечно, только до понедельника.)
Использование списка дел для проверки
Еще одно преимущество списка дел, который связан с электронной почтой: возможность проверки. Используя поле письма «Скрытая копия» пользователь может применять список дел как лучшее в мире средство для проверки.
Вот два частых сценария, которые вызывают необходимость проверки.
1. Подтверждение: после того как вы в письме задали кому-то вопрос, дали задание или поручили какое-то дело, нужно убедиться, что человек понял, что ему поручено, и выполнит эту задачу за соответствующее время.
2. Завершение: затем нужно проследить и убедиться, что задача выполнена вовремя или отложена.
В обоих случаях, отсылая письмо получателю, поставьте в скрытую копию свой список дел (Good Todo или другой с той же функцией). Теперь проверка будет включена в ваш список дел, и вы о ней не забудете: судьба всех задач, которые вы кому-то поручили, станет вам, таким образом, известна.
Когда я провожу проверку в своей компании, то большинство моих сотрудников отвечают мне сразу же просто от удивления: они шокированы моим педантичным следованием расписанию. Могут пройти недели или месяцы, но я вновь обращаюсь к ним точно вовремя, цитируя их собственные слова – к их восторгу или ужасу, в зависимости от повода. Меня неоднократно спрашивали, не сошел ли я с ума.
В этом и состоит красота грамотного с цифровой точки зрения управления списками дел: биты можно использовать для своей выгоды, я могу достичь почти стопроцентной точности и соблюдения расписания – даже ценой репутации маньяка! – при меньших затратах на размышления. Если я посылаю проверочное напоминание на шесть месяцев вперед, то могу полностью забыть о задании, оставить биты в покое, пока оно снова не обретет важность и список дел вновь не предложит его моему вниманию.
Конечно, это лишь некоторые предложения по управлению списками дел. Овладевшие цифровой грамотностью пользователи должны постоянно искать и другие пути повышения эффективности. Как и вся цифровая грамотность, управление списками дел – это процесс постоянного улучшения и самосовершенствования.
Глава 6
Медиадиета
У нас ходит поговорка: «Учиться в Массачусетском технологическом университете – это как пить из пожарного шланга»[10]. То же самое можно сказать о получении информации в перенасыщенном данными мире, в котором мы живем. В 1989 году в своей книге Information Anxiety («Информационная тревога») Ричард Сол Вурмен написал: «Один из самых настораживающих побочных эффектов информационной эры – ощущение, что мы обязаны все знать. Понимание своей ограниченности необходимо, чтобы выжить в информационной лавине. Нельзя и не следует впитывать все или даже реагировать на все». Книга была издана еще до наступления популярности электронных писем, то есть цитата относится к потоку печатной информации. Это утверждение сегодня еще более актуально. Цифровой век привел к гигантскому увеличению информации, которую нам предлагается обработать.
