Указанные выше недостатки в делопроизводстве Оперативного управления следует отнести за счет бездеятельности и отсутствия должного контроля за сохранностью документов со стороны начальника общей части ОУ майора Антонцева[53]. Что касается 8-го (шифровального) отдела Оперативного управления, то там существенных недостатков в обработке, прохождении, учете и хранении шифровальных военно-оперативных телеграмм не обнаружено, за исключением того, что отделом иногда принимались для обработки тексты шифротелеграмм, написанные не от руки исполнителем, а отпечатанные в нескольких экземплярах в машинописном бюро.
Таким образом, с содержанием отправляемых телеграмм без надобности знакомились машинистки.
Существенным недостатком в работе 8-го отдела является то, что он продолжает работать в условиях, выработанных мирным временем, а именно: обработка, учет и хранение военно-оперативных шифровальных телеграмм по связи с фронтами не отделены от остальной работы отдела. Эти телеграммы учитываются в обших журналах, обрабатываются всеми шифровальщиками, хранятся в общих помещениях и общих столах с остальной перепиской и, теряясь в общей переписке, особо не контролируются;
б) По узлу связи.
Узел связи НКО занимается передачей и приемом по телеграфу и радио шифровальных и открытых фронтовых сообщений и осуществляет связь с округами. Нарушений в прохождении, учете и уничтожении обработанных входящих и исходящих шифровальных и открытых сообщений не установлено.
Служебное помещение общей части, оперпункта и 8-го отдела Оперативного управления, а также узла связи в основном соответствует своему назначению с точки зрения хранения в нем военно-оперативных документов, но недостаточно по площади, в связи с чем работа производится скученно.
Соответствующими столами и хранилищами эти помещения обеспечены.
Следует отметить, что Генштаб, в том числе и указанные выше объекты, не располагает резервным помещением при передислоцировании или переходе в другое помещение (укрытие) для работы в случае необходимости.
Охрана Генерального штаба, как внешняя, так и внутренняя, не усилена и в основном оставлена в том виде, как она существовала в мирное время.
Пересылка по городу оперативных документов из Генштаба в иные пункты производится обычным порядком через фельдсвязь без дополнительной охраны.
В целях устранения обнаруженных при проверке недостатков в хранении военно-оперативных документов и охране помещения Генерального штаба КА считаем необходимым:
1. Оформить дела с военно-оперативными телеграммами, хранящиеся в общей части Оперативного управления, и сократить круг лиц, соприкасающихся с этими делами, с шести до двух человек.
2. Установить твердый порядок в машинописном бюро по печатанию и размножению военно-оперативных документов и уничтожению черновиков и копировальной бумаги.
Уничтожение черновиков, лишних и испорченных экземпляров, а также использованной копировальной бумаги производить только по акту в присутствии старшей машинистки и представителя общей части Оперативного управления.
3. Запретить размножение в машинописном бюро текстов исходящих шифрованных телеграмм, направляемых в 8-й отдел на зашифрование.
4. Выделить прием, обработку, отправку, учет и хранение фронтовых военно-оперативных документов и взять их под особый контроль.
Ответственность за проверку исполнения возложить на 5-й отдел НКГБ СССР.
5. Ключи от хранилищ и столов хранить в опечатанном виде в одном столе под особой охраной.
6. Усилить внешнюю и внутреннюю охрану Генерального штаба, возложив внутреннюю охрану на 1-й отдел НКГБ СССР, а внешнюю – на НКО.
Особенно усилить охрану Оперативного управления, шифровального отдела и узла связи.
7. Организовать охрану командиров штаба при доставке военно-оперативных документов Генштаба в иные пункты города.
8. 3-му Управлению НКО СССР срочно провести дополнительную спецпроверку лиц, соприкасающихся с особо важными документами. Лиц с компрометирующими материалами немедленно отвести.
9. За бездеятельность и необеспечение порядка в работе начальника общей части майора Антонцева с указанной должности снять.
О выявленных недочетах информированы: заместитель начальника Генштаба по политчасти корпусной комиссар тов. Кожевников[54]и начальник Оперативного управления ГШ генерал-лейтенант тов. Маландин[55].
Зам. начальника 1-го отдела НКГБ СССР
