«Все начинается с рабочего стола».
Дейл Карнеги Вся работа начинается с рабочего места и его организации. Есть, конечно, исключения в виде творческих людей и уникальных личностей, которые постоянно работают, а уже во вторую очередь думают, где они это делают. Но даже у них есть своя система творческого беспорядка, пускай они это и не признают. Большинство же работает за обычными столами в обычных офисных помещениях, для них и предназначаются данные советы.
Рабочий стол
Правильная рабочая обстановка настраивает сознание на нужный ритм. Вы же не содержите свой дом в беспорядке, вы точно знаете, где и что находится. Так же надо и на рабочем месте – все должно быть разложено аккуратно и по делу, больше ничего лишнего, что могло бы отвлекать от главных задач.
С чего все начинается, когда только приходишь на работу? С рабочего стола. А обычно там – кипы бумаг, разбросанная канцелярия, кружки, какая-то бесполезная сувенирка и пыль на компьютере. И какое будет внутреннее состояние на таком рабочем месте? Расхлябанное. Вы так, конечно, не будете считать, но подсознание уже все решило. Какая вокруг реальность, такой и вы. А сознание эту мысль подхватило, и ваш настрой – уже никакой.
Постоянно содержите свой рабочий стол в порядке. И когда вам не хочется ничего делать с утра, начните день с уборки пыли, настройте освещение, запишите полезную информацию на стикеры, вымойте свою чашку из-под кофе, распланируйте свой календарь – настройте себя на рабочий лад. От этих простых действий у вас появится энергия для последующей работы.
Идеальное рабочее место – это инструмент для работы, комфортное освещение, необходимая канцелярия и простая мебель для сотрудника.
Как вам работать: стоя или сидя? Решать вам, но надо искать свою эргономику, никто за вас не знает, как лучше работается именно вам. Я считаю, что сидя лучше, но обязательно делать перерывы – пройтись, выполнить небольшую разминку, подышать свежим воздухом, подняться на 2–3 этажа вверх по лестнице.
Мой режим работы: 45 минут – полное погружение в задачу, 15 минут перерыв, далее 1 час непрерывной работы и 15 минут отдыха, и так ежедневно в течение рабочего дня.
Не забывайте о собственном шкафчике или архиве, так как у каждого сотрудника всегда скапливается своя личная картотека или бумажный архив. Также в шкафчике можно хранить личные вещи, которые не хотелось бы выставлять напоказ. Каждая полка шкафчика должна выполнять свою функциональную роль и не пересекаться с другими элементами. Так будет лучше для автоматической работы с документами и принадлежностями.
Электронный документооборот
Все свои наработки, документы, проекты, служебную информацию, хранящуюся на рабочем компьютере, дублируйте на сервер компании или в «облачное» хранилище. Спланируйте периодическое резервирование свой рабочей информации – например, раз в неделю.
Сколько люди тратят нервов и сил по поводу потерянных данных, из-за того, что компьютер сломался, «завис», кто-то удалил случайно важную информацию. Не повторяйте их ошибку, контролируйте обстоятельства, не допускайте, чтобы обстоятельства контролировали вас и вашу работу. Необходимо периодически выполнять бэкап – резервное копирование своих наработок.
Придерживайтесь единообразия в приложениях, большинство необходимых операций выполняется в стандартных пакетах программ. Ничего не устанавливайте лишнего – того, что мешает, дополняет или дублирует основное. Если вы в совершенстве владеете определенным инструментом для работы, будьте настойчивы в просьбах и ходатайствуйте перед руководством или IT-отделом, чтобы вам его установили, аргументируя тем, что вы работаете в нем особенно эффективно.
Еще простой совет: старайтесь в своем электронном пространстве придерживаться чего-то одного. Если вы любите сервисы Яндекса, выбирайте их, если сервисы от Google – работайте с ними. Так лучше для организации своей работы, потому что вы будете знать все слабые и сильные стороны сервисов, а также сможете быстро настроить свою систему на новом месте. Не всегда гонка за свежими программами оправдана, иногда лучше подходить консервативно и настраивать под себя свои любимые «примочки».
На рабочем компьютере создайте свою личную простую электронную иерархию. Вы должны в кратчайшее время находить любой свой старый документ. Особенно это важно, когда от вас требуют срочно что-то решить, а вы забыли, где эта информация хранится.
Все самые важные документы сканируйте. Немало рабочих конфликтов между подразделениями возникало из-за какой-нибудь потерявшейся важной бумаги.
Планирование
Вы замечали, что работа иногда превращается в «кашу»: куча задач, разговоров, встреч, проверка бумаг, и вы в этом крутитесь без конца и края. Вроде работаете, но работой это назвать сложно. За этим всем не видно общей картины происходящего, и эта одна из проблем современной производительности: действия есть, результаты тоже есть, но они не очень заметны в рутине.
Чтобы такого не было, необходимо составлять план задач и мероприятий на день, неделю и даже на месяц.
Большинство пользуется блокнотами и ежедневниками. Да это хорошо, но бумага – это «оперативная память», в ней хранится вся текучка, а основная информация теряется в страницах. Блокнот или ежедневник – это уже архаичный способ. В ежедневнике вы не видите всей картины событий, не поймете, когда лучше делать одно, а когда – другое, а также сможете пропустить какое-нибудь важное событие. Нет возможности вытащить необходимые данные и провести всесторонний анализ. Только представьте, сколько надо страничек перелистать, чтобы сопоставить необходимую информацию!
Сейчас существует много приложений и онлайн-сервисов для организации своего рабочего графика. И поверьте, этим надо заниматься, если вы хотите продуктивно работать независимо от ситуации и настроения. Todolist (простой список задач) позволит вам эффективно организовать свое рабочее время. В него можно записать все – от списка покупок до важных деловых встреч – и таким образом эффективно управлять своими временем и оперативно решать поставленные задачи.
Советы по организации рабочего времени:
• Планируйте гибко, а не жестко привязывайте все ко времени;
• Научитесь понимать, что главное, а что – нет;
• Легко расставайтесь с незначительными делами;
• Цените качество проведенного времени, а не само потраченное время;
• Говорите себе и другим людям: «нет», когда это необходимо;
