Любую задачу необходимо разделить на процессы. Даже если задача глобальная и требует значительных временных затрат, разделив ее на процессы, гораздо легче будет ее реализовать.
3. Учимся переключаться
Умение переключаться необходимо любому специалисту, и неважно, работает он в режиме многозадачности или нет. В первую очередь умение переключаться необходимо для сохранения концентрации внимания, то есть степени сосредоточенности на задаче, и устойчивости внимания, то есть сохранения интереса к выполняемой работе (именно однообразные действия снижают устойчивость внимания). В процессе переключения с одного вида деятельности на другой важно учитывать два фактора:
1. Контраст динамики процессов.
2. Временной фактор.
В переключении внимания важно уметь оценивать динамику процессов и переключаться на деятельность, кардинально отличающуюся по уровню динамики от текущей задачи. Например, Вы заняты разработкой регламента, на который отвели себе определенное время, допустим, два часа. На середине процесса Вы можете переключиться на другую, более живую задачу, например, провести телефонные интервью с кандидатами. Процесс, на который Вы переключаетесь, должен отличаться по динамике от основного процесса, это ключевое правило конструктивной работы. Также желательно переключаться на более легкую и интересную для Вас деятельность – это психологически легче, и переключение помимо конструктивного влияния на Ваше внимание будет воспринято как отдых и разгрузка для мозга. Например, если Вы только что смотрели интересные видеоролики в Интернете, но Вам нужно срочно приступить к сложной и масштабной задаче, то переключение будет происходить сложнее, чем если бы Вы от тяжелой работы переключались на просмотр видео. Таким образом, переключение внимания гораздо легче происходит от менее значимой и интересной деятельности к более значимой и интересной.
Относительно временного фактора следует отметить, что переключение должно быть ограничено во времени, то есть основная деятельность, с которой Вы переключились на второстепенную, должна таковой оставаться. Допустим, Ваша сегодняшняя основная задача – мониторинг рынка труда по уровню заработных плат. Вы определили для себя время на выполнение данного функционала: три часа. Каждый час переключайтесь на другую, второстепенную задачу, выделяя на ее выполнение 15–20 минут. Таким образом, на выполнение основной и нескольких второстепенных задач у Вас уйдет четыре часа, вместо трех, которые Вы заложили на основную задачу, но Ваша продуктивность существенно возрастет, и помимо большого блока аналитической работы Вы сможете выполнить еще ряд функциональных обязанностей без потери качества работы.
4. Действуем одновременно
Самым известным человеком, который умел делать несколько дел одновременно, был, по преданию, Юлий Цезарь. Как представитель власти, он должен был присутствовать на гладиаторских боях. Чтобы не терять времени, Цезарь в своей ложе занимался работой с корреспонденцией. Когда один из приближенных людей спросил Цезаря, как он может одновременно и смотреть бои, и писать письма, Гай Юлий ответил, не отрывая глаз от письма, что «Цезарь может делать не только два, но и даже три дела одновременно: и смотреть бои, и писать письма, и разговаривать». На самом деле делать несколько дел одновременно все же невозможно: в любом случае Вы делаете одно дело, мгновенно переключаясь на другое. Но для выполнения незначительных по трудозатратам задач возможно применять принцип Юлия Цезаря: например, разговаривая по телефону, можно разбирать и подписывать документы или, общаясь с коллегой, просматривать электронную почту. Главное, чтобы процессы, которые Вы выполняете параллельно, были больше механическими, чем тактическими, и не требовали от Вас значительных умственных усилий. Ежедневно развивая в себе способность делать несколько дел параллельно, Вы сможете значительно повысить свою продуктивность и оптимизировать временные затраты в течение рабочего дня.
5. Нейтрализуем пожирателей времени
Пожиратели времени, или хронофаги, – это мощный негативный фактор, работающий на отвлечение специалиста и отнимающий его временные ресурсы. Рассмотрим типичных пожирателей времени и возможные способы борьбы с ними.
Социальные сети, развлекательный контент
Интернет в рабочем процессе должен использоваться только для работы. Это правило, не требующее обсуждения. Если Вы переписываетесь в социальных сетях с друзьями и коллегами, обсуждаете какие-либо темы на форумах – можно смело вычеркнуть из рабочего времени несколько часов, которые Вы могли бы потратить на более полезные дела. Если рассуждать более глобально, социальные сети – это прежде всего обмен информацией. Избыток информации ведет к стрессам и нервным перегрузкам. На работе Вы и так получаете большое количество информации, если прибавить к ней поток бесконечного сетевого мусора, который мы потребляем, о продуктивности можно просто забыть. Возьмите за правило не заходить в социальные сети на работе. Делайте это по пути домой, вечером, если без социальных сетей не обойтись. Сегодня работодатель тщательно отслеживает, на каких сайтах «зависают» его сотрудники, и последствия провождения времени в социальных сетях может быть плачевным даже для профессиональных сотрудников.
Личные звонки
Общение с друзьями и родными по телефону в течение рабочего дня лучше свести к минимуму. Во-первых, Вы тратите драгоценное рабочее время на разговоры с близкими, причем не отдаете себе отчета, что это действительно большое количество времени, которое отражается на Вашей эффективности. Во-вторых, личные разговоры – это мощный отвлекающий фактор, после которого Вам сложно настроиться на работу: Вы продолжаете обдумывать свои личные дела и проблемы, которые необходимо решить. В-третьих, скажу Вам по секрету, подобные разговоры очень раздражают руководство, даже если Вам еще никто не сделал замечания по этому поводу. Умейте работать, находясь на работе: звонки и смс оставьте на обеденный перерыв, когда можно спокойно обсудить все, что касается Вашей личной жизни.
Общение с коллегами
Общение с коллегами может быть как конструктивным, если Вы обсуждаете, например, возможные пути решения совместной задачи, так и деструктивным, когда Вы просто тратите время на пустую болтовню. Казалось бы, коллеги отвлеклись на пару минут, обсудили свои личные дела, вернулись к работе, что в этом такого? Пусть на две минуты, но они в полном составе выпали из рабочего процесса, а вернуться к нему быстро и продолжить работать сможет далеко не каждый. Это первый минус. И второй минус: обсуждая личные проблемы, Вы переходите из русла профессионального общения в личное, что не очень позитивно влияет на атмосферу в коллективе. Коллега, который делится с Вами личными проблемами, может вызывать у Вас лишние чувства и эмоции: жалость, например. В дальнейшем, если коллега попросит Вас о чем-то, Вам будет сложно ему отказать, так как Вы на определенном уровне сблизились и перевели свои отношения из рабочих рамок в более личные. Лучше обсудить профессиональный вопрос, поспорить относительно рабочих моментов: обмен мнениями для профессионалов – это всегда интересно и способствует развитию и выстраиванию конструктивных коммуникаций.
