11. Устраняйте из рабочего процесса лишние этапы. Старайтесь объединить несколько различных задач в одно целое, тем самым устраняя из рабочего процесса лишние этапы. Что же касается задач второй очереди, то по возможности вообще вычеркивайте их из списка.
Приведем пример со страховой компанией Northwest Mutual Life Assurance Company. Несколько лет назад существовавшая в ней система согласования ключевых документов включала в себя двадцать четыре этапа; в этом процессе были задействованы двадцать четыре сотрудника, и в среднем вся процедура длилась около полутора месяцев. В конечном итоге позициям Northwest Mutual на рынке стали всерьез угрожать другие фирмы, в которых согласование документации занимало гораздо меньше времени. Тогда в Northwest Mutual было принято решение соединить двадцать три из двадцати четырех этапов процедуры воедино, поручив их выполнение одному-единственному сотруднику. Он тщательно прорабатывал все детали того или иного документа, после чего направлял его на рассмотрение своему непосредственному начальнику. Тот, в свою очередь, просто проверял качество подготовки представленного ему документа, а затем либо одобрял его, либо отказывал в согласовании. Благодаря сокращению процедуры с двадцати четырех этапов до двух весь этот процесс стал занимать не более суток, причем количество ошибочных решений практически сошло на нет. В результате такой оптимизации компания Northwest Mutual смогла увеличить объемы страхования на сотни миллионов долларов в год.
На старт… Внимание… Марш!
Попробуйте сыграть сами с собой в такую игру: начните вести ежедневный учет, с тем чтобы выяснить, сколько первоочередных (важнейших) задач вы способны выполнить в течение рабочего дня. Составьте для себя соответствующий график, определите сроки выполнения каждого задания и старайтесь работать с опережением установленных сроков. Со временем вы поймете, насколько больше будете успевать за меньшее время.
Контролируя производительность своего труда, используйте методику наглядно-образного мышления. Представьте, что вы – суперэффективный работник. Постарайтесь зрительно воссоздать в памяти те периоды вашей жизни, когда вы были на пике продуктивности. Вспомните, как легко, быстро и безошибочно вы справлялись со всеми задачами и как много успевали сделать за короткое время. Вы чувствовали себя энергичным и полным сил. Работа вызывала у вас живейший интерес, практически всегда вы находились в приподнятом состоянии духа, испытывая то волшебное ощущение «полета», которое столь редко посещает многих и многих из нас…
А теперь мысленно перенеситесь на пять лет вперед и представьте, что к этому времени вы стали одним из самых эффективных и успешных специалистов в своей области. Что конкретно за этим стоит? Постарайтесь наглядно вообразить себе, как вы будете выглядеть, чем будете заниматься, в каких проектах будете заняты и какими принципами руководствоваться в своей трудовой деятельности. А как ваши коллеги будут описывать вас и вашу работу другим? Закрепите в сознании все эти образы и старайтесь использовать их в своей текущей деятельности.
Теперь, сформировав в воображении эту четкую картину, ответьте на следующие вопросы.
• Какие дополнительные знания и навыки я должен приобрести, чтобы кардинально повысить производительность собственного труда и добиться максимальных результатов?
• Какие привычки и поведенческие шаблоны могут оказаться наиболее полезными для меня с точки зрения повышения производительности труда и ориентированности на результат, оптимального сосредоточения усилий, укрепления самодисциплины и повышения настойчивости? Какие еще качества будут играть для меня впоследствии все более важную роль?
Не переставайте регулярно, изо дня в день искать пути повышения производительности собственного труда, и вы увидите – ваши усилия окупятся сторицей.
Практическое упражнение
1. Сформулируйте десять самых важных для вас целей.
2. Тщательно проанализируйте сформулированные вами цели. Выберите из них одну, которая в случае ее немедленной реализации может наиболее позитивно повлиять на вашу жизнь. Эта цель и будет для вас ключевой на данном этапе вашей жизни.
3. Установите крайний срок для достижения выбранной вами ключевой цели.
4. Какие факторы мешают вам добиться ключевой цели?
5. Какие дополнительные знания, умения и качества вам необходимо приобрести, чтобы добиться поставленной ключевой цели? Каким образом вы собираетесь получить эти знания и развить в себе эти умения и качества?
6. К кому вам понадобится обратиться за помощью и сотрудничеством, чтобы достичь указанной ключевой цели?
7. Какие шаги вы намерены предпринять в самое ближайшее время в результате прочтения этой главы?
Важнейшие решения в нашей жизни принимаются отнюдь не под трубный глас фанфар. Свою судьбу каждый кует в тишине.
Агнес де Миль
Глава 9
Закон Парето
Тот, кто каждое утро планирует дела дня и последовательно выполняет этот план, видит, что планирование прокладывает для него путь в лабиринте очень насыщенной и деятельной жизни.
Виктор Гюго
Задумывались ли вы над тем, как с максимальной выгодой использовать время, которое тратите в процессе работы?
Известна ли вам почасовая ставка оплаты вашего труда?
В этой главе анализируются различия между видами деятельности, приносящими наибольший и наименьший доход; кроме того, здесь рассматриваются различные способы организации своего рабочего времени таким образом, чтобы тратить его в основном на решение наиболее «выгодных» задач. Практическое упражнение в конце главы поможет вам шаг за шагом хронометрировать свои рабочие процессы с тем, чтобы прилагаемые вами усилия давали максимальную отдачу.
ИЗ ВСЕХ НАВЫКОВ, ВЛИЯЮЩИХ НА ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ ТРУДА, ВАЖНЕЙШИМ ЯВЛЯЕТСЯ умение рационально использовать рабочее время. Ниже приводится три простейших правила, следуя которым вы научитесь наиболее эффективно распределять свои усилия.
1. Посвящайте как можно больше времени наиболее прибыльным видам деятельности; что касается низкорентабельных, то старайтесь заниматься ими как можно меньше или не заниматься вообще.
2. Начните выполнять новые, высокопродуктивные задачи и/или исключите из рабочего процесса старые, непродуктивные функции.
3. Старайтесь уделять как можно больше времени самым важным и/или неотложным делам.
Закон Парето
Итальянский экономист и социолог Вильфредо Парето, известный применением математических принципов в сфере экономического анализа, разработал, помимо всего прочего, важнейшую концепцию, касающуюся распределения временных затрат. В своем первом крупном труде под названием «Курс политической экономии» (Cours d’économie politique, 1896–1897) он представил свой знаменитый закон распределения доходов – сложную математическую формулировку, которая доказывала, что на протяжении всей истории человечества во всех странах и у всех народов совокупный объем доходов и материальных благ в обществе всегда распределялся по одному и тому же принципу. В частности, Парето сделал вывод о том, что в целом на долю 20 % населения любой страны приходится 80 % всех ее национальных доходов и материальных благ.
